Назначение RouteFlow

RouteFlow берёт ваши открытые Заказы клиентов и Запросы на возврат в SAP Business One и превращает их в маршруты доставки. Затем продукт отслеживает каждый маршрут от погрузочной рампы до подписи клиента:

1. Планирование: оптимизирует маршруты тремя способами (кратчайшее расстояние, наименьшее число грузовиков, сбалансированный вариант), чтобы вы могли их сравнить.
2. Фиксация: создаёт в SAP Поставки, открывает поездку для учёта пробега по каждому маршруту и отправляет клиентам уведомление о доставке (ASN).
3. Погрузка: сотрудники рампы загружают каждый грузовик, начиная с последней остановки, сканируя паллеты терминалом сбора данных или работая по распечатанному погрузочному листу.
4. Доставка: водители используют автономное приложение водителя для навигации, подписей, фотографий, сканирования и приёма платежей.
5. Завершение: клиенты получают страницу отслеживания с транспортной накладной (BOL) и PDF-документом подтверждения доставки. Платежи проводятся в SAP как Входящие платежи. Возвраты проходят через процесс согласования и проводятся в SAP как Запросы на возврат и Возвраты.

Один план RouteFlow может охватывать несколько компаний SAP. Для каждой остановки сохраняются документы, фирменное оформление и настройки её собственной компании.

Настройка (подключения, синхронизация, пользователи, электронная почта, оплата) описана в руководстве по настройке и администрированию. В этом руководстве описаны повседневная работа и вкладки Setup, имеющиеся только в RouteFlow.

Роли

Водители не являются пользователями. Они входят в систему на привязанном телефоне, по ссылке на маршрут, которую им отправляет диспетчер, или по номеру телефона (ограниченный доступ; без ввода показаний одометра).

Вход в систему

Сотрудники входят в систему с помощью адреса электронной почты и пароля. На каждой странице есть справочная панель How this page works.

Панель мониторинга

Панель мониторинга показывает, как идёт текущий день:

• Today: маршруты в пути, выполненные остановки, своевременность, исключения, возвраты, наличные и неисправные грузовики.
• Сводные карточки: Equipment, Drivers, Orders, Returns, Cash collected, SAP posting health, Loading / dock и Compliance alerts.
• Orders not on a route: всё, что ещё ожидает планирования.
• KPI за период: последние 7 дней, текущий месяц, вчера или произвольный диапазон.

Dispatch: планирование маршрутов

1. Откройте Dispatch.
2. Выберите Dispatch date (дату диспетчеризации) и Phase (этап): Preplan — для предварительного просмотра, Final — для плана, который будет выполняться.
3. Нажмите Run Dispatch. RouteFlow строит три сценария. Для каждого отображаются Trucks, Total KM, Fill % и Estimated cost, а маршруты показаны на Route map.
4. Сравните сценарии и при необходимости внесите корректировки. Вы можете:
   • назначить водителей,
   • проверить предупреждения об опасных грузах (hazmat),
   • просмотреть Unassigned orders (заказы, которые не поместились).
5. Нажмите Commit. После этого RouteFlow:
   • создаёт в SAP Поставки с отметками маршрута, грузовика и остановки,
   • открывает поездки для учёта пробега,
   • создаёт сеансы погрузки,
   • отправляет каждому клиенту уведомление Delivery scheduled (доставка запланирована).
6. Print manifest формирует маршрутный манифест.

Если предупреждение препятствует фиксации, можно выбрать Commit anyway. Отмена фиксации (Un-commit) возможна до тех пор, пока ничего не проведено и не доставлено.

Перенос: недоставленные остановки, недогруженные грузовики и незабранные возвраты автоматически включаются в следующий план. Они помечаются как carried from (перенесено из).

Автопарк и основные данные

Fleet содержит ваши Trucks (грузовики), Depots (депо) и Drivers (водителей) вместе с данными о соответствии требованиям (лицензии, техосмотры). Большая часть этих данных импортируется из SAP в Setup → Sync. Данные, добавленные в RouteFlow, никогда не перезаписываются при импорте.

Привязка телефона водителя:

1. Откройте карточку водителя и нажмите Pair a phone. Появится QR-код. Он действует однократно в течение 15 минут.
2. Водитель сканирует его своим телефоном и нажимает Pair this phone.
3. С этого момента водитель нажимает Sign in with this phone (Face ID, отпечаток пальца или блокировка экрана).

Погрузка

Для каждого зафиксированного маршрута создаётся один сеанс погрузки с последовательностью от последней остановки к первой, чтобы груз для первой доставки находился ближе всего к двери.

• Sheet печатает погрузочный лист для бригад без терминалов.
• Если включена погрузка с проверкой сканированием, грузчики используют терминал:
  1. Нажимают на своё имя и вводят PIN-код или сканируют бейдж.
  2. Выбирают грузовик.
  3. Сканируют паллеты, затем номерной знак.
  4. Закрывают грузовик.
• Грузовик можно закрыть с недогрузом (short), указав причину. В этом случае баннер недостачи перечисляет оставленные паллеты, и они переносятся в следующий план.

Board

Board — это настенный экран для рампы. На нём отображаются Trucks loading, Ready to roll, On the road, Back at depot, Stops done, Pallets loaded и Left behind. Задайте горизонт и автообновление, затем перейдите в полноэкранный режим.

Экран без входа сотрудника может использовать ссылку для экрана из Setup → SAP Setup → Warehouse board.

Приложение водителя

Водители открывают RouteFlow на своём телефоне (driver.csc-work.com). Приложение работает без сети: всё сохраняется на телефоне и отправляется, как только появляется связь.

1. Начало дня: сверьте начальные показания одометра с приборной панелью. При открытии маршрута грузовик отмечается как отправившийся.
2. На каждой остановке:
   • Нажмите Navigate, чтобы открыть Google Maps, Sygic, CoPilot или Apple Maps.
   • Если остановка этого требует, отсканируйте паллеты или товары.
   • Получите подпись клиента.
   • Сделайте фотографии с помощью Take photo (до 6 шт.).
   • Если положена оплата, примите её: наличными, чеком или картой.
   • Нажмите Confirm delivery (или Confirm pickup для возврата).
3. Проблемы: нажмите Log exception или Deliver short…, указав причину для каждой недостающей паллеты или строки. Всё недоставленное будет доставлено позже.
4. Конец дня: введите Ending odometer (конечные показания одометра) в депо, затем нажмите Complete route.

Панель Sync показывает, что ожидает отправки. Нажмите Push now, чтобы отправить данные. Не выходите из системы и не очищайте браузер, пока есть неотправленные элементы: до отправки они существуют только на телефоне.

Что видит клиент

• Delivery scheduled (ASN): отправляется при фиксации и содержит ссылку на страницу отслеживания.
• Страница отслеживания: карта, показывающая, через сколько остановок прибудет грузовик, и транспортная накладная (bill of lading): грузоотправитель, грузополучатель, перевозчик, водитель, заказ, накладная на поставку, грузовые единицы, вес и объём.
• Delivered: письмо с вложенными PDF-документом подтверждения доставки и фотографиями. PDF также можно скачать на странице отслеживания.
• Возвраты: клиент может оформить возврат на странице отслеживания (Return items).

Пробег, техническое обслуживание и затраты

• Mileage (/mileage) — это цепочка показаний одометра для каждого грузовика. Поездки открываются автоматически при фиксации; можно также нажать Start trip. Закрытые поездки можно открыть повторно для исправления.
• Maintenance показывает грузовики в состояниях Available (доступен), In service (на обслуживании) и с наступившим сроком ТО (PM due). Здесь можно:
  • Record odometer (записать показания одометра),
  • Schedule PM (запланировать профилактическое обслуживание),
  • Report breakdown (сообщить о поломке),
  • Close service (закрыть обслуживание).
• Costs показывает эксплуатационные затраты, затраты на обслуживание и затраты на одну доставку с разбивкой по грузовикам и центрам затрат. Вкладка Plan vs executed сравнивает запланированные маршруты с фактическим выполнением.

Handhelds: расчёт с водителями по наличным

Handhelds показывает суммы, собранные водителями, с фильтрацией по дате, водителю и статусу и итогами по Cash (наличные), Check (чеки) и Card (карты).

1. Отфильтруйте по дню или маршруту.
2. Нажмите Preview, чтобы проверить квитанции.
3. Нажмите Push to SAP. При этом в SAP создаются Входящие платежи. Квитанцию также можно аннулировать.
4. Pull open invoices обновляет список счетов, по которым водители могут принимать оплату. Export CSV скачивает список.

Возвраты (RMA)

1. Нажмите New return и найдите Поставку, с которой пришли товары.
2. Выберите товары, затем нажмите Make request или Make request and email the customer, чтобы клиент мог подтвердить товары.
3. Клиент подтверждает по ссылке в письме. Вы также можете установить флажок Customer confirmed by phone (клиент подтвердил по телефону).
4. Согласующий возвраты (не тот, кто создал запрос) нажимает Approve — create the Return Request или Reject. После согласования:
   • в SAP создаётся Запрос на возврат,
   • клиенту отправляется письмо с номером RMA и датой самовывоза.
5. Забор товара планируется как остановка возврата на установленную дату. Когда водитель подтверждает забор, в SAP проводится Возврат (если так предусмотрено вашей политикой проводок).

Статусы: Open, Waiting for approval, Waiting for customer, Changes asked, Approved, Rejected.

Настройки Setup, специфичные для RouteFlow

SAP Setup (администраторы)

Если компаний SAP несколько, сначала выберите компанию. У каждой компании свои настройки.

Payment providers (администраторы)

Подключите Stripe или PayPal для платежей по картам, принимаемых водителями. Выберите режим Test или Live, валюту и провайдера по умолчанию.

System (администраторы)

• License & Tier: Refresh license, уровни возможностей и работоспособность сервиса.
• On-time tolerance (± минуты) — допуск по своевременности, используемый на панели мониторинга.
• Driver sign-in: могут ли водители входить по номеру телефона.
• Driver navigation: приложение по умолчанию и единицы измерения — британская/американская (Imperial) или метрическая (Metric) система.

Email templates

RouteFlow отправляет следующие письма. Каждое из них можно отредактировать:

• Delivery scheduled (ASN) (доставка запланирована)
• Out for delivery (передано на доставку)
• Delivered (proof of delivery) (доставлено — подтверждение доставки)
• Delivery exception (исключение при доставке)
• Collection scheduled (забор запланирован)
• Payment received (платёж получен)
• Return request — please confirm the items (запрос на возврат — подтвердите товары)
• Return request received (запрос на возврат получен)
• Return approved — RMA and pickup date (возврат согласован — номер RMA и дата забора)
• Return request rejected (запрос на возврат отклонён)

На той же вкладке можно:

• выбрать, какие письма отправляются автоматически,
• выбрать, нужно ли прикладывать подтверждение доставки (POD),
• задать, за сколько остановок грузовик начинает отображаться на странице отслеживания,
• указать клиентов, которых не следует уведомлять.