Назначение InboxFlow

Поставщики и клиенты ежедневно присылают вам по электронной почте документы: коммерческие предложения, счета, заказы на закупку, уведомления об оплате и возвраты. InboxFlow читает эти письма и сопоставляет отправителя с нужным Бизнес-партнёром и контактным лицом в SAP Business One. Затем он создаёт соответствующий документ SAP через Service Layer.

Ранний выпуск (октябрь 2026 г.): этот выпуск включает:

• учётные записи и вход в систему,
• подключение к SAP,
• синхронизацию Бизнес-партнёров и контактных лиц,
• настройки почтовых ящиков,
• пользователей, фирменное оформление, электронную почту и поддержку.

Чтение почты, проверка документов и проведение в SAP появятся в следующих выпусках. Они описаны в разделе Скоро, чтобы вы могли планировать заранее.

Роли

Вход в систему

Войдите с помощью адреса электронной почты и пароля или через единый вход вашей компании (Microsoft, Google или Keycloak). При первом входе вы задаёте собственный пароль.

Панель мониторинга

Если синхронизация партнёров завершается ошибкой, красный баннер Sync is failing объясняет причину.

Настройка InboxFlow

Для стандартных вкладок следуйте руководству по настройке и администрированию. По умолчанию InboxFlow подключает одну компанию SAP на лицензию.

1. Connections: добавьте свою компанию SAP и нажмите Test. Затем запустите Sync now в разделе Business partner sync.
2. Sync: включите Auto-sync, задайте Interval (minutes) и нажмите Save schedule. Состояние отображается как Autosync healthy, stale или error.
3. Mailboxes: добавьте почтовый ящик, который будет читать InboxFlow (см. ниже).
4. Users: добавьте проверяющих и наблюдателей.
5. Branding, Email SMTP и Email templates. На сегодня InboxFlow отправляет только письмо contact approval (согласование контактного лица).
6. Billing: подписки оформляются через Support, пока вводится тарификация по отдельным потокам.

Mailboxes

• Почтовый ящик IMAP: введите Label (метку), Host, Port, Username, Password и Folder и установите флажок Use SSL. Нажмите Test, затем Save.
• Google Workspace: подключите почтовый ящик Gmail с доступом только для чтения, используя идентификатор клиента Google (client ID) и секрет. Вход через Google для почтовых ящиков будет доработан в следующем выпуске.

Используйте отдельный адрес, например ap@yourcompany.com или orders@yourcompany.com. Попросите поставщиков и клиентов отправлять документы на этот адрес.

Скоро

В следующих разделах описано, как InboxFlow будет работать после выпуска функций чтения почты и проведения документов.

Как обрабатывается документ

1. Приходит письмо, и InboxFlow определяет отправителя:
   • Известное контактное лицо: документ связывается с этим контактным лицом и его Бизнес-партнёром.
   • Новый адрес в известном домене: InboxFlow создаёт контактное лицо со статусом pending (ожидает) и отправляет вашим администраторам письмо со ссылкой для согласования, действительной 7 дней. Согласие создаёт контактное лицо в SAP.
   • Неизвестный домен: документ ожидает, пока проверяющий не выполнит сопоставление.
2. Чтение: вложение считывается (текстовые PDF — напрямую, сканы — с помощью OCR).
3. Сопоставление: InboxFlow ищет сохранённое сопоставление. Сначала проверяется то же контактное лицо, затем тот же Бизнес-партнёр, тот же домен, библиотека вашей компании и, наконец, общие шаблоны.
4. Помощь ИИ: если ни одно сопоставление не подходит, помощник предлагает тип документа и поля. Внешний ИИ используется только в том случае, если ваша компания дала на это согласие.
5. Проверка: проверяющий подтверждает или исправляет поля и сохраняет сопоставление, чтобы следующий документ от этого отправителя обрабатывался автоматически.
6. Проведение: создаётся документ SAP. InboxFlow предварительно проверяет SAP, поэтому документ никогда не может быть проведён дважды.

Потоки

Каждый поток (flow) — это один тип документа SAP. Подписка оформляется на каждый поток отдельно.