Назначение FieldFlow
FieldFlow управляет выездным обслуживанием от заказа до оплаты:
- Офис принимает заказ, который становится Заказом клиента в SAP. Работы формируются на основе шаблонов работ (job templates).
- Диспетчеры планируют работы на недельной доске — по одной дорожке на каждого техника.
- Техники выполняют каждую работу на своём телефоне — в сети или без сети. Они регистрируют время, запчасти, результаты контрольного списка, фотографии, заметки, расходы и показания счётчиков, получают подпись клиента и принимают оплату.
- При завершении работы в SAP проводится Исходящий счёт. Для работ с фиксированной ценой также проводится Выдача товаров. Комплект документов по счёту отправляется клиенту по электронной почте.
Каждый автомобиль — это реальный Склад в SAP, поэтому запчасти, использованные при выполнении работы, списываются с правильного запаса. Каждая проводка защищена от дублирования.
Основы настройки описаны в руководстве по настройке и администрированию.
Роли
| Роль | Использует | Место |
|---|---|---|
| Technician (техник) | Мобильное приложение | Место field |
| Dispatcher (диспетчер) | Диспетчерскую доску и офисную консоль | Место office |
| Admin (администратор) | Всё, включая Setup | Место office |
| Viewer (наблюдатель) | Только Support | Место office |
Вход в систему
Сотрудники офиса входят в систему по адресу вашего FieldFlow; после этого на верхней панели отображаются Dispatch, Office и Setup. Техники открывают тот же адрес на своём телефоне и по запросу устанавливают приложение на главный экран.
При первом входе с временным паролем вам будет предложено задать собственный пароль.
Для диспетчеров: доска Dispatch
На доске есть по одной дорожке на каждого техника и по одному столбцу на каждый день. В каждой ячейке показан автомобиль техника на этот день (или no van — без автомобиля) и уже запланированные часы. Выберите дату Week beginning (начало недели) и отображение на 3, 7 или 14 дней.
- Боковая панель (rail) содержит ещё не запланированные работы. В группе Scheduled, nobody assigned находятся работы с датой, но без техника.
- Чтобы запланировать работу: перетащите её с боковой
панели на техника и день. На планшете коснитесь работы, а затем дня.
- Жёсткие правила запрещают перенос. Например, техник без автомобиля в этот день не может получить работы с запчастями.
- Предупреждения разрешают перенос, но сообщают о проблеме, например о перегрузке техника.
- Back to the rail снимает работу с расписания.
- Когда день готов, нажмите Dispatch day. Это фиксирует список материалов каждой работы, а телефоны техников получат работу при следующей Sync.
Для офиса: консоль Office
Четыре плитки показывают состояние бизнеса:
- first-time fix % (доля работ, выполненных с первого визита),
- unbilled (не выставлено счетов),
- invoiced but unpaid (счёт выставлен, но не оплачен),
- open jobs (открытые работы).
Под ними расположены очереди, требующие внимания. В каждой очереди есть кнопка для её обработки:
| Очередь | Кнопка |
|---|---|
| Работы без счетов | Post now |
| Счёт выставлен, но не оплачен | Take payment |
| Неудачные проводки | Retry |
| Неотправленные комплекты документов по счетам | Send |
| Исключения синхронизации | (только просмотр) |
Return trips показывает работы, потребовавшие повторного визита, с разделением на on us (по нашей вине) и on the customer or the site (по вине клиента или объекта).
Для техников: мобильное приложение
Ваш рабочий день
- Нажмите Sync, пока есть связь. Загрузятся ваши работы на день вместе со всем необходимым для работы без сети.
- На экране дня перечислены все работы с указанием времени, статуса, клиента, адреса и причины. Экран предупреждает о запчастях, которых нет в вашем автомобиле, и о записях, которые ещё ожидают отправки.
Выполнение работы
- Откройте работу. Позвоните клиенту (Call) или нажмите Navigate. This address before показывает предыдущие визиты.
- Нажмите Start this job.
- Время: по ходу работы нажимайте Travel (в пути), On site (на объекте) или Waiting (ожидание), а в конце — Stop.
- Запчасти: выберите из запаса в вашем автомобиле или выберите Something else…, затем нажмите Add.
- Контрольный список: отметьте каждый шаг как Pass (выполнено) или Fail (не выполнено).
- Фото и заметки: Add photo, Add note или запишите Expense (расход).
- Счётчики: запишите показания оборудования со счётчиками и нажмите Save.
- To bill показывает, что будет выставлено клиенту к оплате.
Завершение
- Нажмите Complete and get a signature. Клиент расписывается и нажимает Done. Если на месте никого нет, нажмите Nobody is here to sign (если это разрешено в вашей компании).
- Take payment: Use the card on file (сохранённая карта), Tap a card now (бесконтактная оплата картой сейчас) или Leave it unpaid (оставить неоплаченным).
- Исходящий счёт проводится в SAP, а комплект документов по счёту отправляется клиенту по электронной почте.
Если работу невозможно завершить
Нажмите Cannot complete today и укажите:
- Что помешало: ожидание запчасти, нет доступа на объект, нужен второй человек, ожидание согласования клиентом или работа прекращена (без повторного визита).
- Чья это ответственность: наша или клиента, и что произошло на самом деле.
- Что требуется: запчасти и их количество для повторного визита.
Затем нажмите Close this visit. Автоматически создаётся последующая работа, которая возвращается в офис.
Всё, что отклонено офисом, отображается на вашем экране дня в разделе Refused by the office.
Настройки Setup, специфичные для FieldFlow (администраторы)
| Вкладка | Что настраивается |
|---|---|
| Vans | Добавьте каждый автомобиль, указав Code, Name и B1 warehouse (Склад B1). Используйте Mark as truck in SAP. Задайте What it always carries (минимальный уровень и уровень пополнения для каждой Позиции). Добавьте спрос в Forecast (прогноз). |
| Technicians | Выберите Employee (сотрудника) SAP. Создайте для него учётную запись (Make one from SAP) и задайте адрес электронной почты, Cost rate (ставку себестоимости) и Bill rate (ставку для выставления счетов). В разделе Who drives what закрепите техника за автомобилем с определённой даты на определённое число дней; выходные пропускаются. |
| Equipment | Зарегистрируйте оборудование со счётчиками: инвентарный номер, клиент, объект, серийный номер, единица счётчика (часы, км, мили, м³, циклы), Service every (интервал обслуживания) и Last serviced at (последнее обслуживание). Укажите, за сколько времени создаётся визит для обслуживания и по какому шаблону он формируется. |
| Job templates | Название, тип работы (Install, Task, Delivery, Service), ожидаемая
длительность в минутах, контрольный список (по одному шагу на строку) и
материалы (по одному на строку в формате
ITEM-CODE × quantity). |
| Invoicing | Позиция для работ, Позиция фиксированной цены, Позиция расходов, ставка по умолчанию для выставления счетов, наценка на расходы в %, прайс-лист SAP и отправитель счетов. Укажите, нужно ли выставлять счёт за каждый визит отдельно и разрешать завершение без подписи. |
| Integrations | Платёжный шлюз, ключ шлюза, транзитный счёт и базовый адрес платёжной ссылки. Здесь же показано, какие другие продукты Flow подключены. |
| Email templates | Invoice with job sheet и Password reset. |
Чтобы доска принимала работы, у каждого техника должен быть автомобиль на этот день в разделе Technicians → Who drives what.