Об этом руководстве

Это руководство предназначено для администратора, который настраивает продукт Flow для своей компании. В нём описано то, что общее для всех продуктов Flow:

• получение учётной записи и регистрация вашей компании,
• вход в систему и управление паролями,
• стандартный раздел Setup (Настройка) и
• контрольный список первоначальной настройки для каждого продукта.

Повседневная работа с каждым продуктом описана в отдельном руководстве пользователя этого продукта.

Каждый продукт Flow подключается к SAP Business One через SAP Service Layer, и у всех продуктов одинаковая структура раздела Setup. Настроив один продукт Flow, вы легко освоите и остальные.

1. Перед началом работы

Подготовьте следующее:

1. Приветственные данные от CSC-WORK. Это Install ID, API key и ссылка для регистрации. CSC-WORK отправляет их при создании вашей подписки.
2. Доступ к SAP Business One Service Layer:
   • URL-адрес Service Layer, например https://sap.yourcompany.com:50000/b1s/v1,
   • имя базы данных компании, например SBODEMOUS,
   • пользователь SAP и пароль, которые будет использовать продукт Flow.
   Используйте отдельного пользователя SAP (например, FLOW_SVC), чтобы проводки было легко отследить в SAP.
3. Сетевой доступ. Продукт Flow должен иметь доступ к Service Layer по HTTPS. Если SAP находится за вашим межсетевым экраном, уточните у CSC-WORK варианты защищённого подключения.
4. Учётная запись электронной почты для исходящих писем (необязательно, но рекомендуется). Потребуются SMTP-сервер, порт, имя пользователя и пароль, чтобы письма клиентам отправлялись с вашего собственного адреса.
5. Логотип вашей компании. PNG, JPEG, GIF, WebP или SVG, размером до 512 КБ.

Совет: все шаги этого руководства можно выполнить до подключения SAP. Пока компания не подключена, каждый продукт показывает демонстрационные данные (они чётко помечены), поэтому вы можете безопасно всё опробовать.

2. Регистрация вашей компании

CSC-WORK создаёт вашу подписку в своём Command Center. После этого вы получаете ссылку для регистрации следующего вида:

https://<product>.csc-work.com/register?install_id=<your install id>

Чтобы зарегистрироваться:

1. Откройте ссылку для регистрации. Поле Install ID уже заполнено.
2. Вставьте API key из приветственных данных.
3. Введите Company name (название компании). Из него формируется веб-адрес вашей компании (например, Acme Supply → acme-supply).
4. Введите Admin full name (полное имя администратора) и Admin email (адрес электронной почты администратора) первого администратора. Обычно это вы. StockFlow также запрашивает Admin username (имя пользователя администратора), поскольку пользователи терминалов входят в систему по имени пользователя.
5. Нажмите Create my company.
6. На странице Registered отображаются адрес электронной почты администратора и временный пароль. Он показывается только один раз, поэтому сразу скопируйте его.
7. Нажмите Sign in to your company.

Новая компания начинает работу с демонстрационной лицензией. Вы можете изучить и настроить всё, но проводки в SAP в рабочем режиме отключены до тех пор, пока не будет активирован платный тариф. См. Billing.

3. Вход в систему

• Перейдите по адресу вашей компании и введите Email и Password (пароль). На терминалах StockFlow вместо этого используется Username (имя пользователя).
• При первом входе с временным паролем вам будет предложено Set your password (задать пароль). Введите временный пароль, а затем дважды — новый пароль длиной не менее 8 символов.
• Единый вход (SSO). CollectFlow и InboxFlow могут выполнять вход через Microsoft Entra, Google или Keycloak, если ваша компания это запросила. Если настроен только один поставщик входа, вы сразу перейдёте к нему. Чтобы войти по паролю, добавьте ?local к адресу страницы входа.
• Сеансы длятся до 8 часов. Каждый вошедший в систему человек занимает одно место (seat). Места учитывают людей, одновременно находящихся в системе, а не именованных пользователей.
• Забыли пароль?
  • Администратор может выдать новый временный пароль в Setup → Users.
  • Если доступ потерял сам администратор, создайте обращение на support.csc-work.com. CSC-WORK может отправить письмо для сброса пароля.
• Доступ службы поддержки. Если сотрудник поддержки CSC-WORK входит в систему от вашего имени, чтобы помочь вам, об этом сообщает баннер в верхней части каждой страницы.

4. Раздел Setup

Нажмите Setup на верхней панели. Раздел Setup — это ряд вкладок. На каждой вкладке есть описание в одну строку, и вы видите только те вкладки, которые разрешены вашей роли. Перечисленные ниже вкладки одинаковы во всех продуктах Flow. Вкладки, специфичные для отдельных продуктов, перечислены в разделе 5.

Connections

Подключение к SAP B1 Service Layer. Только для администраторов.

Нажмите Add connection (добавить подключение) и заполните поля:

Нажмите Save connection, а затем Test. Проверка выполняет вход в Service Layer и сообщает об успехе или о точной ошибке SAP.

• Количество компаний. Число компаний SAP, которые можно подключить, зависит от параметра B1 companies в вашем тарифе. Полоса вверху показывает «N / M slots used». Чтобы добавить компании, перейдите в Billing.
• Только CollectFlow: в поле Keep history from укажите, за какой период загружаются счета (по умолчанию — последние 24 месяца). При повторной активации подключения, в котором ещё есть данные, система спросит, выполнить ли Append (дополнить историю) или Start fresh (начать заново).
• Только RouteFlow: укажите GL expense account (счёт расходов) и GL accrual account (счёт начислений), используемые для проводок по пробегу.
• Только FieldFlow: после Test нажмите Verify UDFs. Эта проверка убеждается, что пользовательское поле U_FF_JobRef существует. FieldFlow не будет выполнять проводки, пока это поле отсутствует, поскольку именно оно предотвращает повторные проводки.

Sync

Загрузка основных данных из SAP. Только для администраторов.

Состав синхронизируемых данных зависит от продукта:

Users

Кто может входить в систему. Только для администраторов (в StockFlow — также для супервайзеров).

1. Нажмите Add user (в некоторых продуктах — Create user).
2. Введите Full name, Email и Role.
3. Оставьте поле Password пустым, чтобы система сгенерировала временный пароль. Он показывается один раз, поэтому скопируйте его и передайте сотруднику. При первом входе сотрудник обязан сменить пароль.
4. Чтобы запретить сотруднику вход, снимите флажок Active или нажмите Deactivate. История его действий сохраняется.

В некоторых продуктах есть дополнительные поля:

Branding

Ваш логотип и название компании в письмах и документах. Только для администраторов.

Нажмите Upload logo (PNG, JPEG, GIF, WebP или SVG, не более 512 КБ). Чтобы изменить логотип позже, используйте Replace logo или Remove.

В CollectFlow, InboxFlow и RouteFlow название и логотип можно задать для каждой компании SAP. В RouteFlow для каждой компании также задаются имя отправителя, адрес отправителя и адрес для ответа. Благодаря этому клиенты видят правильную компанию в каждом письме.

Email SMTP

Почтовый сервер, через который отправляются ваши письма. Только для администраторов.

Нажмите Save, затем с помощью Send test email отправьте себе тестовое сообщение. Если оставить настройки SMTP пустыми, письма отправляются через сервер CSC-WORK по умолчанию.

• Только RouteFlow: переключатель Demo mode отправляет все письма клиентам не реальным клиентам, а по списку тестовых получателей. Используйте его на время тестирования.
• Только CollectFlow: у каждой компании SAP может быть собственный SMTP (Set up company SMTP).

Email templates

Текст каждого письма. Администраторы, а также менеджеры, диспетчеры, супервайзеры или проверяющие — в зависимости от продукта.

У каждого типа письма есть встроенный текст Default, который можно изменить:

1. Нажмите на шаблон, чтобы открыть его.
2. Отредактируйте Subject (тема) и Body (HTML) (текст письма). Нажмите на токен (например, {customer_name} или {invoice_number}), чтобы вставить его.
3. Нажмите Preview with sample data, чтобы увидеть результат, или Send test, чтобы отправить письмо себе.
4. Нажмите Save. Revert to default восстанавливает встроенный текст.

Billing

Лицензия, тариф, места и оплата. Только для администраторов.

• Панель лицензии: показывает ваш тариф (уровень), места, компании SAP и дату окончания срока действия. Нажмите Refresh, чтобы получить актуальную лицензию, или Renew now, чтобы продлить её.
• Платёжный профиль: юридическое название, адрес электронной почты для счетов, адрес и ИНН. Эти данные указываются в ваших счетах.
• Оформление подписки: выберите Service level (Starter / Mid-Market / Enterprise), количество Seats (мест) и B1 companies, ежемесячную или ежегодную оплату и введите данные карты.
• Change service level (сменить уровень обслуживания) или add seats (добавить места) можно в любое время. Изменения рассчитываются пропорционально.
• Автономная лицензия: если ваш сервер не имеет доступа к интернету, вставьте файл лицензии, присланный CSC-WORK, и нажмите Verify & apply (StockFlow: Install licence).

FieldFlow показывает лицензию только для чтения; места и продления оформляются через Support. Подписки InboxFlow оформляются через Support, пока вводится тарификация по отдельным потокам.

Support

Обращения, ответы и видеозвонки с CSC-WORK. Для всех ролей.

1. Нажмите New ticket (или заполните форму Open a support ticket).
2. Опишите, что произошло, выберите Priority (Low, Medium, High или Urgent) и, если есть, приложите снимки экрана.
3. Нажмите File ticket.
4. Ответы появляются в ветке обращения. Отвечайте там же или нажмите Join call, чтобы начать видеозвонок с демонстрацией экрана.
5. Когда проблема решена, нажмите Close ticket. Ответ в закрытом обращении снова открывает его.

Администраторы видят все обращения компании; остальные пользователи — только свои. Связаться со службой поддержки можно также на support.csc-work.com.

5. Вкладки Setup, специфичные для продуктов

Каждый продукт добавляет рядом со стандартными несколько собственных вкладок.

Эти вкладки описаны в руководстве пользователя каждого продукта.

6. Контрольные списки первоначальной настройки

Выполните пункты списка для вашего продукта сверху вниз.

CollectFlow

1. Connections → добавьте подключение, Test.
2. Sync → включите автоматическую синхронизацию, выберите основу расчёта просрочки.
3. Users → добавьте менеджеров и сборщиков задолженности; настройте доступ торговых представителей.
4. Assign → закрепите за каждым клиентом сборщика задолженности.
5. Branding, Email SMTP, Email templates.
6. Billing → оформите подписку.

RouteFlow

1. Connections → добавьте подключение, Test, задайте счета главной книги.
2. Sync → импортируйте депо, водителей и грузовики.
3. SAP Setup → политика проводок, правила для наличных, порядок погрузки, опасные грузы.
4. Users → диспетчеры, грузчики (PIN-код или бейдж); зарегистрируйте терминалы на рампе.
5. Fleet → привяжите телефон каждого водителя.
6. Branding, Email SMTP (начните в демонстрационном режиме), Email templates.
7. Billing.

StockFlow

1. Connections → добавьте подключение, Test.
2. Site → для каждого склада: как поступает работа и когда проводятся сканирования.
3. Users → операторы (имя пользователя, зоны, бейдж) и супервайзеры.
4. На каждом терминале: войдите один раз, затем откройте My setup.
5. Branding, Email SMTP, Email templates.
6. Billing → зарегистрируйте установку и оформите подписку.

FieldFlow

1. Connections → добавьте подключение, Test, Verify UDFs.
2. Sync → Refresh from B1.
3. Vans → добавьте автомобили и минимальный запас.
4. Technicians → добавьте техников, затем Who drives what.
5. Job templates, Invoicing.
6. Users, Branding, Email SMTP, Email templates, Integrations (платежи).

RentalFlow

1. Billing → выберите тариф.
2. Connections → добавьте подключение, Test.
3. Sync → импортируйте склады как локации.
4. Users, Branding, Email SMTP, Email templates.

InboxFlow

1. Connections → добавьте подключение, Test.
2. Sync → задайте расписание синхронизации бизнес-партнёров.
3. Mailboxes → добавьте почтовый ящик для чтения.
4. Users → проверяющие и наблюдатели.
5. Branding, Email SMTP, Email templates.

7. Устранение неполадок