O que o InboxFlow faz

Fornecedores e clientes enviam documentos por e-mail todos os dias: cotações, faturas, pedidos de compra, comprovantes de pagamento e devoluções. O InboxFlow lê esses e-mails e associa o remetente ao Parceiro de negócios e ao contato corretos no SAP Business One. Em seguida, cria o documento correspondente no SAP por meio do Service Layer.

Versão preliminar (outubro de 2026): esta versão abrange:

• contas e login,
• a conexão com o SAP,
• sincronização de parceiros de negócios e contatos,
• configurações das caixas de correio,
• usuários, identidade visual, e-mail e suporte.

A leitura de e-mails, a revisão de documentos e o lançamento no SAP chegam nas próximas versões. Eles estão descritos em Próximas funcionalidades para que você possa se planejar.

Funções

Entrando no sistema

Entre com o seu e-mail e senha, ou com o login único (single sign-on) Microsoft, Google ou Keycloak da sua empresa. Na primeira vez, você define a sua própria senha.

O painel

Se a sincronização de parceiros falhar, um aviso vermelho Sync is failing (A sincronização está falhando) explica o motivo.

Configurando o InboxFlow

Siga o Guia de Configuração e Administração para as abas padrão. Por padrão, o InboxFlow conecta uma empresa SAP por licença.

1. Connections (Conexões): adicione a sua empresa SAP e clique em Test. Em seguida, execute Sync now (Sincronizar agora) em Business partner sync.
2. Sync (Sincronização): ative o Auto-sync, defina o Interval (minutes) (intervalo em minutos) e clique em Save schedule (Salvar agendamento). O status mostra Autosync healthy (saudável), stale (desatualizado) ou error (erro).
3. Mailboxes (Caixas de correio): adicione a caixa de correio que o InboxFlow lerá (veja abaixo).
4. Users (Usuários): adicione revisores e visualizadores.
5. Branding, Email SMTP e Email templates. O e-mail de contact approval (aprovação de contato) é o que o InboxFlow envia atualmente.
6. Billing (Faturamento): as assinaturas são tratadas por meio do Support enquanto o preço por fluxo está sendo introduzido.

Mailboxes

• Caixa de correio IMAP: informe um Label (rótulo), o Host, a Port (porta), o Username (nome de usuário), a Password (senha) e a Folder (pasta), e marque Use SSL. Clique em Test e depois em Save.
• Google Workspace: conecte uma caixa de correio do Gmail com acesso somente leitura, usando o seu ID de cliente e segredo do Google. O login do Google para caixas de correio será concluído na próxima versão.

Use um endereço dedicado, como ap@yourcompany.com ou orders@yourcompany.com. Peça aos fornecedores e clientes que enviem os documentos para esse endereço.

Próximas funcionalidades

As seções abaixo descrevem como o InboxFlow funcionará depois que a leitura de e-mails e o lançamento forem lançados.

Como um documento é tratado

1. Um e-mail chega e o InboxFlow identifica o remetente:
   • Contato conhecido: o documento é vinculado a esse contato e ao seu Parceiro de negócios.
   • Novo endereço em um domínio conhecido: o InboxFlow cria um contato pending (pendente) e envia aos seus administradores um link de aprovação, válido por 7 dias. Aceitá-lo cria o contato no SAP.
   • Domínio desconhecido: o documento aguarda que um revisor o mapeie.
2. Leitura: o anexo é lido (PDFs de texto diretamente, digitalizações por OCR).
3. Correspondência: o InboxFlow procura um mapeamento salvo. Ele verifica primeiro o mesmo contato, depois o mesmo Parceiro de negócios, o mesmo domínio, a biblioteca da sua empresa e, por fim, os modelos compartilhados.
4. Assistência de IA: se nenhum mapeamento servir, um assistente sugere o tipo de documento e os campos. A IA externa só é usada se a sua empresa optar por isso.
5. Revisão: um revisor confirma ou corrige os campos e salva o mapeamento, para que o próximo documento desse remetente seja processado automaticamente.
6. Lançamento: o documento é criado no SAP. O InboxFlow verifica o SAP antes, para que um documento nunca seja lançado duas vezes.

Fluxos

Cada fluxo (flow) corresponde a um tipo de documento do SAP. A assinatura é feita por fluxo.