O que o CollectFlow faz
O CollectFlow oferece à sua equipe de crédito e cobrança um único lugar para trabalhar todas as contas em atraso no SAP Business One.
Ele busca clientes, faturas em aberto, Dev. notas fiscais de saída e pagamentos do SAP e os transforma em:
- uma lista de trabalho priorizada,
- etapas e cartas da régua de cobrança (dunning),
- promessas de pagamento e contestações,
- um histórico de atividades completo por cliente,
- um portal do cliente onde os clientes podem pagar e responder, e
- KPIs, uma previsão de fluxo de caixa e sugestões de limite de crédito.
Os pagamentos que você recebe podem ser lançados de volta no SAP como Contas a receber.
Para a configuração inicial (conexão, sincronização, usuários, e-mail, faturamento), consulte o Guia de Configuração e Administração.
Quem vê o quê
| Função | Vê | Pode fazer |
|---|---|---|
| Collector (Cobrador) | Somente os clientes atribuídos a ele | Registrar ligações, e-mails e notas; adicionar promessas e contestações; enviar cartas de cobrança e cópias de faturas; copiar links do portal |
| Manager (Gerente) | A equipe inteira | Tudo o que um cobrador faz, além de atribuir clientes, lançar pagamentos e gerenciar crédito. No Setup: Assign, Email templates, Support |
| Admin | Tudo | Tudo, incluindo todo o Setup |
| Sales rep (Vendedor, opcional) | As faturas do seu próprio código de vendedor no SAP | View only (somente visualização), Light (visualização + notas, ligações, promessas) ou Full (completo), conforme concedido em Setup → Users |
Entrando no sistema
Informe o seu e-mail e a sua senha e clique em Sign in (Entrar), ou use o botão de login único (single sign-on) da sua empresa. Na primeira vez, o sistema pedirá que você defina a sua própria senha.
O painel
O painel (dashboard) é onde você passa o seu dia.
- Barra superior:
- o resumo da sua licença,
- o seletor de tema,
- Messages (Mensagens; caixa de entrada),
- Cash Flow (Fluxo de caixa), Credit (Crédito), Calendar (Calendário) e Plans (Planos),
- Setup (gerentes e administradores),
- Show / Hide Charts (Mostrar / Ocultar gráficos), Refresh (Atualizar) e Sign out (Sair).
- Blocos de KPI:
- Total AR (total a receber), Overdue (vencido), Aged 90+ (mais de 90 dias), Open PTPs (promessas de pagamento em aberto), In Dispute (em contestação), Collected 90d (recebido em 90 dias).
- Clique em um bloco para filtrar a lista de trabalho por ele.
- Linha de desempenho:
- DSO e Best possible DSO (melhor DSO possível),
- Days delinquent (dias de inadimplência),
- CEI (índice de eficácia de cobrança),
- AR turnover (giro de contas a receber), Days to pay (dias para pagar), Days late (dias de atraso), Current (a vencer),
- Contact coverage (cobertura de contatos) e Promises kept (promessas cumpridas).
- Gráficos:
- Cases by Stage (casos por etapa), Aging balance (saldo por vencimento), DSO trend (tendência do DSO) e Overdue by collector (vencido por cobrador).
- Um cartão de insights Today (Hoje) e um ranking.
A lista de trabalho
A tabela lista todos os clientes pelos quais você é responsável. Ela mostra Customer (cliente), Balance (saldo), Overdue (vencido), Oldest OD (dias do vencimento mais antigo), Stage (etapa), Priority (prioridade), Collector (cobrador) e Open items (itens em aberto).
- Pesquise pelo código ou nome do cliente.
- Filtre por etapa, prioridade (Urgent, High, Medium, Low), cobrador ou vendedor. Marque Hide zero-balance (Ocultar saldo zero) para omitir as contas quitadas.
- Ordene por valor vencido, saldo, dias do vencimento mais antigo ou nome.
- Visões: Customers (clientes), By sales rep (por vendedor) e By collector (por cobrador).
- As contas matriz e filiais (consolidação do SAP) podem ser expandidas.
- Passe o mouse sobre uma célula para ver um detalhamento rápido do saldo.
- Clique em uma linha para abrir o cliente. Clique com o botão direito em uma linha para ações rápidas.
Ações do botão direito
Log call · Log email · Log note · Add Promise to Pay · Open dispute · Send dunning… · Post payment… · Share in chat… · Copy customer code · Copy primary contact email · Assign
Trabalhando um cliente
Clique em um cliente para abrir o painel lateral do cliente (customer drawer).
O cabeçalho mostra Balance (saldo), Overdue (vencido), Oldest OD (vencimento mais antigo) e Credit limit (limite de crédito). Os painéis são:
| Painel | Use-o para |
|---|---|
| AI (IA) | Ler uma análise da conta e redigir um e-mail em um de três tons: Reminder — light touch (lembrete suave), Past due — firm (vencido, tom firme) ou Final notice — escalate (aviso final, escalonar). Você pode usar Copy (copiar) no rascunho ou Send (enviar). |
| Open items (Itens em aberto) | Ver todas as faturas em aberto com a data de vencimento, faixa de vencimento, etapa e saldo. Altere aqui a etapa de um item ou envie por e-mail uma cópia da fatura. |
| History (Histórico) | Comportamento de pagamento: Avg days to pay (média de dias para pagar), On-time % (% em dia), Median days (mediana de dias), Worst days late (maior atraso). Baixe-o como CSV. |
| Activity (Atividade) | Registre uma Call (ligação), Email ou Note (nota) e clique em Add (Adicionar). |
| Promises (Promessas) | Registre uma promessa de pagamento (valor e data) com Add PTP. Depois, marque-a como kept (cumprida) ou broken (não cumprida). |
| Disputes (Contestações) | Registre uma contestação sobre uma fatura ou sobre a conta inteira, com motivo e valor. |
| Contacts (Contatos) | Adicione contatos (nome, e-mail, telefone, função). Use Portal access (Acesso ao portal) para copiar um link de acesso ao portal do cliente. |
| Chat | Envie mensagens aos contatos do cliente, a um contato ou a todos. |
| Team notes (Notas da equipe) | Notas internas; use @nome para mencionar um colega. |
O menu Outlook baixa um e-mail pronto (.eml) para abrir no Outlook. As opções são Account statement (extrato da conta), Friendly reminder (lembrete amigável), Follow-up (acompanhamento), Escalation (escalonamento), Final notice / legal (aviso final / jurídico) ou Blank reply (resposta em branco).
Régua de cobrança
Cada fatura em aberto avança pelas etapas automaticamente, com base em quantos dias está vencida:
| Etapa | Dias de atraso |
|---|---|
| Current (A vencer) | 0 ou ainda não vencida |
| First notice (Primeiro aviso) | 1–30 |
| Follow-up (Acompanhamento) | 31–60 |
| Escalated (Escalonada) | 61–90 |
| Legal (Jurídico) | mais de 90 |
A etapa de um cliente é a etapa mais alta entre as suas faturas em aberto. Você pode substituir a etapa de uma fatura individual em Open items.
Para enviar uma carta de cobrança:
- Clique com o botão direito no cliente e escolha Send dunning… (Enviar cobrança).
- Confira a carta em Dunning preview (Visualização da cobrança). Ela usa a sua identidade visual e o texto definido em Setup → Email templates.
- Clique em Send now (Enviar agora). O e-mail é registrado na Activity do cliente.
Lançando um pagamento (gerentes e administradores)
- Clique com o botão direito no cliente e escolha Post payment… (Lançar pagamento).
- Informe o Amount (valor).
- Em Allocate against (Alocar em), mantenha oldest overdue first (o vencido mais antigo primeiro) ou selecione as faturas.
- Clique em Post payment. Com o lançamento real ativado, um documento de Contas a receber é criado no SAP.
Previsão de fluxo de caixa
O Cash Flow (Fluxo de caixa) projeta quando os seus recebíveis em aberto serão pagos, com base no comportamento médio de pagamento de cada cliente. Os blocos mostram os próximos 7, 30, 60 e 90 dias. Alterne entre Weekly (13 weeks) (semanal, 13 semanas), Monthly (12 months) (mensal, 12 meses) e By Customer (por cliente).
Gestão de crédito
O Credit (Crédito) atribui uma pontuação a cada cliente e sugere se o limite de crédito deve ser aumentado, reduzido ou mantido. Ele mostra o limite atual de cada cliente, o limite sugerido, a utilização, o % de pagamentos em dia e o grau de confiança da sugestão.
- Clique em uma linha para ver Why this recommendation (Por que esta recomendação) e os signals used (sinais utilizados).
- Clique em Apply (Aplicar) para aceitar uma sugestão.
Calendário
Agende ligações, e-mails e reuniões com clientes.
- Clique em um horário vazio e escolha o Customer (cliente), o Kind (tipo) e a Duration (duração; de 15 minutos a 2 horas). Adicione uma nota, se quiser, e clique em Schedule (Agendar).
- Arraste um compromisso para reagendá-lo.
Mensagens
O painel Messages (Mensagens) reúne conversas com clientes (Customers), com colegas (Employees) e em Channels (canais) da equipe.
- Use My mentions (Minhas menções) para ver onde você foi @mencionado.
- New channel (Novo canal) cria um canal de equipe ou de projeto. Ele pode ser privado.
- As chamadas de vídeo são iniciadas a partir de uma conversa.
O portal do cliente
Os seus clientes podem entrar em um portal de autoatendimento em
/portal usando um link enviado ao endereço de e-mail deles.
Você também pode copiar um link para eles em Contacts → Portal
access.
No portal, o cliente pode:
- ver o seu Total due (total devido) e os Open items (itens em aberto),
- usar Pay now (Pagar agora), pagar as faturas que selecionar ou agendar um pagamento,
- fazer uma Promise to pay (promessa de pagamento),
- contestar um item,
- enviar mensagens à sua equipe, e
- fazer perguntas ao Account assistant (assistente da conta) sobre a sua conta.
Tudo o que ele faz aparece na Activity do cliente no CollectFlow.
Setup específico do CollectFlow
As abas abaixo são exclusivas do CollectFlow. As abas padrão estão descritas no Guia de Configuração e Administração.
Assign (administradores e gerentes)
Na aba Assign (Atribuir), direcione cada cliente a um cobrador. Filtre por nome, código ou cobrador atual e escolha um cobrador na lista. — unassigned — (não atribuído) remove a atribuição. Você também pode reatribuir pela lista de trabalho, clicando com o botão direito em Assign.
Integrations (administradores; depende do plano)
- IMAP inbound (IMAP de entrada): leia as respostas dos clientes a partir de uma caixa de correio. Informe o host, a porta, o nome de usuário, a senha e a pasta e clique em Test.
- Gmail: use Connect Gmail (Conectar Gmail) com o seu ID de cliente e segredo do Google.
- Sincronização com o Google Calendar.
- Provedores de pagamento: PayPal, Braintree, Square, Authorize.Net ou Stripe, no modo Sandbox ou Live. Use Set as default provider (Definir como provedor padrão) para escolher qual deles o portal usa.
Sales-rep access (em Setup → Users)
- Clique em Sync from SAP (Sincronizar do SAP) para listar os seus vendedores do SAP.
- Escolha um Default level (nível padrão).
- Para cada vendedor, clique em Grant + create user (Conceder + criar usuário). O vendedor então entra no sistema e vê apenas as suas próprias faturas.
Dicas
- Comece cada dia ordenando por Past due (highest) (maior valor vencido) e filtrando pelas suas prioridades Urgent e High.
- Registre todo contato. Os indicadores Contact coverage e Promises kept do painel são tão bons quanto as atividades registradas por trás deles.
- Use Promise to pay em vez de uma nota quando um cliente se comprometer com uma data. Assim, o CollectFlow acompanha se a promessa foi cumprida.