Sobre este guia

Este guia é destinado ao administrador que configura um produto Flow para a sua empresa. Ele abrange o que todos os produtos Flow têm em comum:

• obter a sua conta e registrar a sua empresa,
• entrar no sistema e gerenciar senhas,
• a área padrão de Setup (Configuração), e
• uma lista de verificação inicial para cada produto.

O uso diário de cada produto é descrito no respectivo Guia do Usuário.

Todos os produtos Flow se conectam ao SAP Business One por meio do SAP Service Layer e compartilham o mesmo layout de Setup. Depois de configurar um produto Flow, os outros lhe parecerão familiares.

1. Antes de começar

Tenha em mãos:

1. Os seus dados de boas-vindas da CSC-WORK. São um Install ID (ID de instalação), uma API key (chave de API) e um link de registro. A CSC-WORK os envia quando a sua assinatura é criada.
2. Acesso ao Service Layer do SAP Business One:
   • a URL do Service Layer, por exemplo https://sap.yourcompany.com:50000/b1s/v1,
   • o nome do banco de dados da empresa, por exemplo SBODEMOUS,
   • um usuário e uma senha do SAP que o produto Flow usará.
   Use um usuário SAP dedicado (por exemplo FLOW_SVC) para que os lançamentos sejam fáceis de rastrear no SAP.
3. Acesso à rede. O produto Flow precisa alcançar o Service Layer via HTTPS. Se o SAP estiver atrás do seu firewall, consulte a CSC-WORK sobre as opções de conexão segura.
4. Uma conta de e-mail para envio (opcional, mas recomendada). É preciso um host SMTP, porta, nome de usuário e senha, para que os e-mails aos clientes saiam com o seu próprio endereço.
5. O logotipo da sua empresa. PNG, JPEG, GIF, WebP ou SVG, de até 512 KB.

Dica: você pode realizar todas as etapas deste guia antes de conectar o SAP. Enquanto nenhuma empresa estiver conectada, cada produto exibe dados de demonstração (claramente identificados), para que você possa testá-lo com segurança.

2. Registrando a sua empresa

A CSC-WORK cria a sua assinatura no seu Command Center. Em seguida, você recebe um link de registro semelhante a este:

https://<product>.csc-work.com/register?install_id=<your install id>

Para registrar:

1. Abra o link de registro. O Install ID já vem preenchido.
2. Cole a API key dos seus dados de boas-vindas.
3. Informe o Company name (nome da empresa). Ele se torna o endereço web da sua empresa (por exemplo Acme Supply → acme-supply).
4. Informe o Admin full name (nome completo do administrador) e o Admin email (e-mail do administrador) do primeiro administrador. Normalmente é você. O StockFlow também pede um Admin username (nome de usuário do administrador), porque os usuários de coletores entram com um nome de usuário.
5. Clique em Create my company (Criar minha empresa).
6. A página Registered (Registrado) mostra o seu e-mail de administrador e uma senha temporária. Ela é exibida uma única vez, portanto copie-a agora.
7. Clique em Sign in to your company (Entrar em sua empresa).

Uma nova empresa começa com uma licença de demonstração. Você pode explorar e configurar tudo; o lançamento real no SAP fica desativado até que o seu plano pago esteja ativo. Consulte Billing.

3. Entrando no sistema

• Acesse o endereço da sua empresa e informe o seu Email e a sua Password (senha). Os coletores do StockFlow usam um Username (nome de usuário) no lugar do e-mail.
• Na primeira vez que você entra com uma senha temporária, o sistema pede que você defina a sua senha (Set your password). Informe a senha temporária e, em seguida, uma nova senha de pelo menos 8 caracteres, duas vezes.
• Login único (single sign-on). O CollectFlow e o InboxFlow podem autenticar você com Microsoft Entra, Google ou Keycloak, se a sua empresa tiver solicitado isso. Se houver apenas um provedor de login configurado, você é direcionado diretamente a ele. Acrescente ?local ao endereço de login para usar uma senha.
• As sessões duram até 8 horas. Cada pessoa conectada usa um seat (assento de licença). Os assentos contam as pessoas conectadas ao mesmo tempo, e não os usuários nomeados.
• Esqueceu a senha?
  • Um administrador pode emitir uma nova senha temporária em Setup → Users.
  • Se o administrador estiver bloqueado, abra um chamado em support.csc-work.com. A CSC-WORK pode enviar um e-mail de redefinição.
• Acesso do suporte. Se o suporte da CSC-WORK entrar no sistema em seu nome para ajudá-lo, um aviso no topo de cada página indicará isso.

4. A área de Setup

Clique em Setup (Configuração) na barra superior. O Setup é uma linha de abas. Cada aba mostra uma descrição de uma linha, e você vê apenas as abas que a sua função tem permissão para usar. As abas abaixo são as mesmas em todos os produtos Flow. As abas específicas de cada produto estão listadas na seção 5.

Connections

Conexão com o SAP B1 Service Layer. Somente administradores.

Na aba Connections (Conexões), clique em Add connection (Adicionar conexão) e preencha:

Clique em Save connection (Salvar conexão) e depois em Test (Testar). O teste se autentica no Service Layer e informa o sucesso ou o erro exato do SAP.

• Número de empresas. Quantas empresas SAP você pode conectar depende da quantidade de B1 companies (empresas B1) do seu plano. A barra no topo mostra “N / M slots used” (slots usados). Para adicionar mais, acesse Billing.
• Somente CollectFlow: defina Keep history from (Manter histórico a partir de) para escolher até quando as faturas serão buscadas (padrão: os últimos 24 meses). Ao reativar uma conexão que ainda tem dados, o sistema pergunta se você deseja Append (Acrescentar) a esse histórico ou Start fresh (Começar do zero).
• Somente RouteFlow: defina a GL expense account (conta contábil de despesa) e a GL accrual account (conta contábil de provisão) usadas nos lançamentos contábeis manuais de quilometragem.
• Somente FieldFlow: após o Test, clique em Verify UDFs (Verificar UDFs). Isso verifica se o campo definido pelo usuário U_FF_JobRef existe. O FieldFlow não fará lançamentos até que ele exista, pois é esse campo que impede lançamentos duplicados.

Sync

Importação de dados mestre do SAP. Somente administradores.

O que a aba Sync (Sincronização) sincroniza depende do produto:

Users

Quem pode entrar no sistema. Somente administradores (no StockFlow, também os supervisores).

1. Na aba Users (Usuários), clique em Add user (Adicionar usuário; chamado Create user em alguns produtos).
2. Informe Full name (nome completo), Email e Role (função).
3. Deixe Password em branco para que uma senha temporária seja gerada. Ela é exibida uma única vez; copie-a e entregue-a à pessoa. Ela deverá alterá-la na primeira vez que entrar no sistema.
4. Para impedir que alguém entre no sistema, desmarque Active ou clique em Deactivate (Desativar). O histórico da pessoa é mantido.

Alguns produtos têm campos adicionais:

Branding

O seu logotipo e nome da empresa nos e-mails e documentos. Somente administradores.

Na aba Branding (Identidade visual), clique em Upload logo (Enviar logotipo; PNG, JPEG, GIF, WebP ou SVG, máximo de 512 KB). Use Replace logo (Substituir logotipo) ou Remove (Remover) para alterá-lo posteriormente.

No CollectFlow, InboxFlow e RouteFlow, você pode definir um nome e um logotipo por empresa SAP. O RouteFlow também define, por empresa, o nome do remetente, o endereço do remetente e o endereço de resposta. Assim, os clientes veem a empresa correta em cada correspondência.

Email SMTP

O servidor de e-mail pelo qual os seus e-mails são enviados. Somente administradores.

Clique em Save (Salvar) e, em seguida, use Send test email (Enviar e-mail de teste) para enviar uma mensagem de teste a você mesmo. Se você deixar o SMTP em branco, os e-mails serão enviados pelo servidor padrão da CSC-WORK.

• Somente RouteFlow: uma chave Demo mode (modo de demonstração) envia todos os e-mails de clientes para uma lista de destinatários de teste, em vez de para os clientes reais. Use-a enquanto estiver testando.
• Somente CollectFlow: cada empresa SAP pode ter o seu próprio SMTP (Set up company SMTP).

Email templates

O texto de cada e-mail. Administradores e, conforme o produto, gerentes, despachantes, supervisores ou revisores.

Na aba Email templates (Modelos de e-mail), cada tipo de e-mail tem um texto Default (padrão) integrado que você pode alterar:

1. Clique em um modelo para abri-lo.
2. Edite o Subject (assunto) e o Body (HTML) (corpo). Clique em um token (por exemplo {customer_name} ou {invoice_number}) para inseri-lo.
3. Clique em Preview with sample data (Visualizar com dados de exemplo) para ver o resultado, ou em Send test (Enviar teste) para enviá-lo a você mesmo.
4. Clique em Save. Revert to default (Restaurar padrão) recupera o texto integrado.

Billing

Licença, plano, assentos e pagamento. Somente administradores.

• Painel de licença: mostra o seu plano (nível), os assentos, as empresas SAP e a data de expiração. Use Refresh (Atualizar) para obter a licença mais recente, ou Renew now (Renovar agora).
• Perfil de faturamento: razão social, e-mail de cobrança, endereço e identificação fiscal. Esses dados aparecem nas suas faturas.
• Subscribe (Assinar): escolha um Service level (nível de serviço: Starter / Mid-Market / Enterprise), o número de Seats (assentos) e de B1 companies (empresas B1), cobrança mensal ou anual, e informe um cartão.
• Change service level (alterar o nível de serviço) ou add seats (adicionar assentos) a qualquer momento. As alterações são cobradas proporcionalmente.
• Licença offline: se o seu servidor não tiver acesso à internet, cole o arquivo de licença que a CSC-WORK lhe enviar e clique em Verify & apply (Verificar e aplicar; no StockFlow: Install licence).

O FieldFlow exibe a licença somente para leitura; assentos e renovações são tratados por meio do Support. As assinaturas do InboxFlow são tratadas por meio do Support enquanto o preço por fluxo está sendo introduzido.

Support

Chamados, respostas e chamadas de vídeo com a CSC-WORK. Todas as funções.

1. Na aba Support (Suporte), clique em New ticket (Novo chamado) ou preencha Open a support ticket.
2. Descreva o que aconteceu, escolha uma Priority (prioridade: Low, Medium, High ou Urgent) e anexe capturas de tela, se tiver.
3. Clique em File ticket (Registrar chamado).
4. As respostas aparecem no histórico do chamado. Responda ali, ou clique em Join call (Entrar na chamada) para uma chamada de vídeo com compartilhamento de tela.
5. Use Close ticket (Encerrar chamado) quando o problema estiver resolvido. Responder a um chamado encerrado o reabre.

Os administradores veem todos os chamados da empresa; os demais usuários veem apenas os seus. Você também pode contatar o suporte em support.csc-work.com.

5. Abas de Setup específicas de cada produto

Cada produto acrescenta algumas abas próprias ao lado das abas padrão.

O Guia do Usuário de cada produto explica essas abas.

6. Listas de verificação inicial

Siga a lista do seu produto, de cima para baixo.

CollectFlow

1. Connections → adicionar, Test.
2. Sync → ativar a sincronização automática, escolher a base de vencimento.
3. Users → adicionar gerentes e cobradores; configurar o acesso dos vendedores.
4. Assign → atribuir um cobrador a cada cliente.
5. Branding, Email SMTP, Email templates.
6. Billing → assinar.

RouteFlow

1. Connections → adicionar, Test, definir as contas contábeis.
2. Sync → importar depósitos (depots), motoristas e caminhões.
3. SAP Setup → política de lançamento, regras de dinheiro, fluxo de carregamento, produtos perigosos.
4. Users → despachantes, carregadores (PIN ou crachá); registrar os coletores da doca.
5. Fleet → parear o celular de cada motorista.
6. Branding, Email SMTP (começar no modo de demonstração), Email templates.
7. Billing.

StockFlow

1. Connections → adicionar, Test.
2. Site → por depósito, como o trabalho chega e quando as leituras são lançadas.
3. Users → operadores (nome de usuário, zonas, crachá) e supervisores.
4. Em cada coletor: entrar uma vez e, em seguida, My setup.
5. Branding, Email SMTP, Email templates.
6. Billing → registrar a instalação e assinar.

FieldFlow

1. Connections → adicionar, Test, Verify UDFs.
2. Sync → Refresh from B1.
3. Vans → adicionar vans e estoque mínimo.
4. Technicians → adicionar técnicos e, em seguida, Who drives what.
5. Job templates, Invoicing.
6. Users, Branding, Email SMTP, Email templates, Integrations (pagamentos).

RentalFlow

1. Billing → escolher um plano.
2. Connections → adicionar, Test.
3. Sync → importar depósitos como locais.
4. Users, Branding, Email SMTP, Email templates.

InboxFlow

1. Connections → adicionar, Test.
2. Sync → agendar a sincronização de parceiros de negócios.
3. Mailboxes → adicionar a caixa de correio a ser lida.
4. Users → revisores e visualizadores.
5. Branding, Email SMTP, Email templates.

7. Solução de problemas