Che cosa fa InboxFlow

Ogni giorno fornitori e clienti inviano documenti via email: offerte, fatture, ordini di acquisto, avvisi di pagamento e resi. InboxFlow legge queste email e associa il mittente al business partner e al referente corretti in SAP Business One. Crea quindi il documento SAP corrispondente tramite il Service Layer.

Versione preliminare (ottobre 2026): questa versione comprende:

• account e accesso,
• la connessione a SAP,
• sincronizzazione di business partner e referenti,
• impostazioni delle caselle di posta,
• utenti, personalizzazione grafica, email e supporto.

La lettura della posta, la revisione dei documenti e la registrazione in SAP arriveranno nelle prossime versioni. Sono descritte in Prossimamente, per consentire di pianificare in anticipo.

Ruoli

Accesso

Accedere con email e password, oppure con il single sign-on Microsoft, Google o Keycloak dell’azienda. Al primo accesso si imposta una password personale.

La dashboard

Se la sincronizzazione dei partner non riesce, un banner rosso Sync is failing ne spiega il motivo.

Configurazione di InboxFlow

Per le schede standard seguire la Guida alla configurazione e all’amministrazione. Per impostazione predefinita InboxFlow collega una società SAP per licenza.

1. Connections: aggiungere la società SAP e fare clic su Test. Quindi eseguire Sync now in Business partner sync.
2. Sync: attivare Auto-sync, impostare Interval (minutes) e fare clic su Save schedule. Lo stato mostra Autosync healthy, stale o error.
3. Mailboxes: aggiungere la casella di posta che InboxFlow leggerà (vedere sotto).
4. Users: aggiungere revisori e utenti in sola visualizzazione.
5. Branding, Email SMTP ed Email templates. L’email di contact approval (approvazione del referente) è quella che InboxFlow invia attualmente.
6. Billing: gli abbonamenti si concordano tramite Support mentre viene introdotta la tariffazione per singolo flusso.

Mailboxes

• Casella IMAP: nella scheda Mailboxes (Caselle di posta) inserire Label, Host, Port, Username, Password e Folder, e selezionare Use SSL. Fare clic su Test, quindi su Save.
• Google Workspace: collegare una casella Gmail con accesso in sola lettura, usando il client ID e il secret di Google. L’accesso Google per le caselle di posta verrà completato nella prossima versione.

Usare un indirizzo dedicato, ad esempio ap@yourcompany.com o orders@yourcompany.com, e chiedere a fornitori e clienti di inviare lì i documenti.

Prossimamente

Le sezioni seguenti descrivono come funzionerà InboxFlow una volta rilasciate la lettura della posta e la registrazione.

Come viene gestito un documento

1. Arriva un’email e InboxFlow identifica il mittente:
   • Referente noto: il documento viene collegato a quel referente e al relativo business partner.
   • Nuovo indirizzo su un dominio noto: InboxFlow crea un referente in sospeso (pending) e invia agli amministratori un link di approvazione, valido 7 giorni. Accettandolo, il referente viene creato in SAP.
   • Dominio sconosciuto: il documento attende che un revisore lo mappi.
2. Lettura: l’allegato viene letto (i PDF di testo direttamente, le scansioni tramite OCR).
3. Abbinamento: InboxFlow cerca una mappatura salvata. Controlla prima lo stesso referente, poi lo stesso business partner, lo stesso dominio, la libreria dell’azienda e infine i modelli condivisi.
4. Assistenza AI: se nessuna mappatura è adatta, un assistente suggerisce il tipo di documento e i campi. L’AI esterna viene utilizzata solo se l’azienda vi aderisce esplicitamente.
5. Revisione: un revisore conferma o corregge i campi e salva la mappatura, in modo che il documento successivo dello stesso mittente venga elaborato automaticamente.
6. Registrazione: viene creato il documento SAP. InboxFlow verifica prima in SAP, così che un documento non possa mai essere registrato due volte.

Flussi

Ogni flusso corrisponde a un tipo di documento SAP. L’abbonamento si sottoscrive per singolo flusso.