Che cosa fa FieldFlow

FieldFlow gestisce l’assistenza sul campo dall’ordine al pagamento:

1. L’ufficio acquisisce un ordine, che diventa un Ordine cliente in SAP. Gli interventi vengono costruiti a partire da modelli di intervento.
2. I dispatcher pianificano gli interventi su un tabellone settimanale, con una corsia per ogni tecnico.
3. I tecnici eseguono ogni intervento sullo smartphone, online o offline. Registrano tempi, ricambi, esiti della checklist, foto, note, spese e letture dei contatori, raccolgono una firma e incassano il pagamento.
4. Il completamento di un intervento registra la fattura in SAP. Gli interventi a prezzo fisso registrano anche un’Uscita merci. Il pacchetto fattura viene inviato via email al cliente.

Ogni furgone è un vero Magazzino SAP, quindi i ricambi usati in un intervento vengono prelevati dalla giacenza corretta. Ogni registrazione è protetta dai duplicati.

Le nozioni di base sulla configurazione sono descritte nella Guida alla configurazione e all’amministrazione.

Ruoli

Accesso

Il personale d’ufficio accede all’indirizzo FieldFlow dell’azienda; la barra superiore mostra quindi Dispatch, Office e Setup. I tecnici aprono lo stesso indirizzo sullo smartphone e, quando richiesto, lo installano nella schermata Home.

Al primo accesso con una password temporanea viene chiesto di impostarne una personale.

Per i dispatcher: il tabellone Dispatch

Il tabellone Dispatch (Pianificazione) ha una corsia per ogni tecnico e una colonna per ogni giorno. Ogni cella mostra il furgone assegnato al tecnico quel giorno (oppure no van) e le ore già prenotate. Scegliere la data Week beginning (inizio settimana) e visualizzare 3, 7 o 14 giorni.

• La colonna laterale (rail) contiene gli interventi non ancora pianificati. Scheduled, nobody assigned contiene gli interventi con una data ma senza tecnico.
• Per pianificare un intervento: trascinarlo dalla colonna laterale su un tecnico e un giorno. Su tablet, toccare l’intervento, quindi toccare il giorno.
  • Le regole vincolanti rifiutano lo spostamento. Ad esempio, un tecnico senza furgone in quel giorno non può ricevere interventi che richiedono ricambi.
  • Gli avvisi consentono lo spostamento ma lo segnalano, ad esempio in caso di sovrapprenotazione.
• Back to the rail annulla la pianificazione di un intervento.
• Quando una giornata è pronta, fare clic su Dispatch day. In questo modo l’elenco materiali di ogni intervento viene congelato e gli smartphone dei tecnici ricevono il lavoro alla successiva Sync.

Per l’ufficio: la console Office

Quattro riquadri mostrano lo stato di salute dell’attività:

• first-time fix % (percentuale di risoluzione al primo intervento),
• unbilled (non fatturato),
• invoiced but unpaid (fatturato ma non pagato),
• open jobs (interventi aperti).

Sotto si trovano le code che richiedono l’intervento di qualcuno. Ogni coda ha un pulsante che la risolve:

Return trips mostra gli interventi che hanno richiesto una seconda visita, suddivisi tra on us (a carico nostro) e on the customer or the site (a carico del cliente o del sito).

Per i tecnici: l’app per smartphone

La giornata

1. Toccare Sync quando c’è campo. Vengono scaricati gli interventi del giorno e tutto il necessario per eseguirli offline.
2. La schermata della giornata elenca ogni intervento con orario, stato, cliente, indirizzo e motivo. Segnala i ricambi non presenti sul furgone e le registrazioni ancora in attesa di invio.

Esecuzione di un intervento

1. Aprire l’intervento. Chiamare il cliente (Call) oppure toccare Navigate. This address before mostra le visite precedenti.
2. Toccare Start this job.
3. Tempo: toccare Travel, On site o Waiting (viaggio, in sede, attesa) man mano, e Stop alla fine.
4. Ricambi: sceglierli dalla giacenza del furgone oppure scegliere Something else…, quindi toccare Add.
5. Checklist: contrassegnare ogni passaggio come Pass o Fail (superato o non superato).
6. Foto e note: Add photo, Add note oppure registrare una spesa (Expense).
7. Contatori: registrare le letture delle apparecchiature con contatore e toccare Save.
8. To bill mostra quanto verrà addebitato al cliente.

Chiusura

• Toccare Complete and get a signature. Il cliente firma e tocca Done. Se non è presente nessuno, toccare Nobody is here to sign (se l’azienda lo consente).
• Take payment: Use the card on file (usa la carta registrata), Tap a card now (pagamento contactless ora) oppure Leave it unpaid (lascia non pagato).
• La fattura viene registrata in SAP e il pacchetto fattura viene inviato via email al cliente.

Quando un intervento non può essere completato

Toccare Cannot complete today e registrare:

• Che cosa lo ha impedito: attesa di un ricambio, nessun accesso al sito, servono due persone, attesa dell’approvazione del cliente, oppure abbandonato (nessuna visita di ritorno).
• Di chi è la responsabilità: nostra o del cliente, e che cosa è effettivamente successo.
• Che cosa serve: i ricambi e le quantità per la visita di ritorno.

Quindi toccare Close this visit. Viene creato automaticamente un intervento di follow-up, che torna all’ufficio.

Tutto ciò che l’ufficio rifiuta compare nella schermata della giornata sotto Refused by the office.

Setup specifico di FieldFlow (amministratori)

Prima che il tabellone accetti interventi, ogni tecnico deve avere un furgone per la giornata in Technicians → Who drives what.