Che cosa fa CollectFlow
CollectFlow offre al team crediti e incassi un unico punto da cui gestire tutte le posizioni scadute in SAP Business One.
Acquisisce da SAP clienti, fatture aperte, note di credito cliente e incassi e li trasforma in:
- una lista di lavoro con priorità,
- livelli e lettere di sollecito,
- promesse di pagamento e contestazioni,
- una cronologia completa delle attività per ogni cliente,
- un portale clienti in cui i clienti possono pagare e rispondere, e
- KPI, una previsione dei flussi di cassa e suggerimenti sul fido.
I pagamenti ricevuti possono essere registrati in SAP come Incassi.
Per la configurazione iniziale (connessione, sincronizzazione, utenti, email, fatturazione), consultare la Guida alla configurazione e all’amministrazione.
Chi vede che cosa
| Ruolo | Vede | Può |
|---|---|---|
| Collector | Solo i clienti a lui assegnati | Registrare telefonate, email e note; aggiungere promesse e contestazioni; inviare solleciti e copie di fatture; copiare i link al portale |
| Manager | L’intero team | Tutto ciò che fa un collector, più assegnare clienti, registrare incassi, gestire i fidi. Setup: Assign, Email templates, Support |
| Admin | Tutto | Tutto, compresa l’intera area Setup |
| Sales rep (facoltativo) | Le fatture associate al proprio codice di addetto vendite SAP | View only, Light (visualizzazione + note, telefonate, promesse) o Full, secondo quanto concesso in Setup → Users |
Accesso
Inserire email e password e fare clic su Sign in (Accedi), oppure usare il pulsante di single sign-on dell’azienda. Al primo accesso viene chiesto di impostare una password personale.
La dashboard
La dashboard è lo spazio in cui si svolge la giornata di lavoro.
- Barra superiore:
- il riepilogo della licenza,
- il selettore del tema,
- Messages (posta in arrivo),
- Cash Flow, Credit, Calendar e Plans,
- Setup (manager e amministratori),
- Show / Hide Charts, Refresh e Sign out.
- Riquadri KPI:
- Total AR, Overdue, Aged 90+, Open PTPs, In Dispute, Collected 90d.
- Fare clic su un riquadro per filtrare la lista di lavoro su quel valore.
- Riga delle prestazioni:
- DSO e Best possible DSO,
- Days delinquent (giorni di ritardo),
- CEI (collection effectiveness index, indice di efficacia del recupero),
- AR turnover, Days to pay, Days late, Current,
- Contact coverage e Promises kept.
- Grafici:
- Pratiche per livello, saldo per anzianità, andamento del DSO e scaduto per addetto.
- Una scheda di approfondimenti Today e una classifica.
La lista di lavoro
La tabella elenca tutti i clienti di cui si è responsabili. Mostra Customer, Balance, Overdue, Oldest OD (giorni di scaduto più vecchi), Stage, Priority, Collector e Open items.
- Cercare per codice o nome cliente.
- Filtrare per livello, priorità (Urgent, High, Medium, Low), addetto o agente di vendita. Selezionare Hide zero-balance per escludere le posizioni saldate.
- Ordinare per scaduto, saldo, giorni di scaduto più vecchi o nome.
- Viste: Customers, By sales rep e By collector.
- I conti padre e figlio (consolidamento SAP) possono essere espansi.
- Passare il mouse su una cella per un rapido dettaglio del saldo.
- Fare clic su una riga per aprire il cliente. Fare clic con il tasto destro su una riga per le azioni rapide.
Azioni del tasto destro
Log call · Log email · Log note · Add Promise to Pay · Open dispute · Send dunning… · Post payment… · Share in chat… · Copy customer code · Copy primary contact email · Assign
Gestione di un cliente
Fare clic su un cliente per aprire il pannello cliente.
L’intestazione mostra Balance, Overdue, Oldest OD e Credit limit (saldo, scaduto, scaduto più vecchio e fido). I pannelli sono:
| Pannello | Serve a |
|---|---|
| AI | Leggere un’analisi della posizione e preparare una bozza di email in uno dei tre toni: Reminder — light touch, Past due — firm o Final notice — escalate. È possibile copiare la bozza (Copy) o inviarla (Send). |
| Open items | Vedere tutte le fatture aperte con data di scadenza, fascia di anzianità, livello e saldo. Qui è possibile cambiare il livello di una partita oppure inviare via email una copia della fattura. |
| History | Comportamento di pagamento: Avg days to pay, On-time %, Median days, Worst days late. È scaricabile in formato CSV. |
| Activity | Registrare una telefonata (Call), un’Email o una nota (Note), quindi fare clic su Add. |
| Promises | Registrare una promessa di pagamento (importo e data) con Add PTP. In seguito contrassegnarla come kept (mantenuta) o broken (non mantenuta). |
| Disputes | Registrare una contestazione su una singola fattura o sull’intera posizione, con motivo e importo. |
| Contacts | Aggiungere referenti (nome, email, telefono, ruolo). Usare Portal access per copiare un link di accesso al portale clienti. |
| Chat | Inviare messaggi ai referenti del cliente, a uno solo o a tutti. |
| Team notes | Note interne; usare @nome per menzionare un collega. |
Il menu Outlook scarica un’email già pronta (.eml) da aprire in Outlook. Le opzioni sono Account statement, Friendly reminder, Follow-up, Escalation, Final notice / legal o Blank reply.
Solleciti
Ogni fattura aperta avanza automaticamente attraverso i livelli, in base al numero di giorni di scaduto:
| Livello | Giorni di scaduto |
|---|---|
| Current | 0 o non ancora scaduta |
| First notice | 1–30 |
| Follow-up | 31–60 |
| Escalated | 61–90 |
| Legal | oltre 90 |
Il livello di un cliente è il livello più alto tra le sue fatture aperte. È possibile modificare manualmente il livello di una singola fattura in Open items.
Per inviare una lettera di sollecito:
- Fare clic con il tasto destro sul cliente e scegliere Send dunning….
- Controllare la lettera in Dunning preview. Usa la propria personalizzazione grafica e il testo definito in Setup → Email templates.
- Fare clic su Send now. L’email viene registrata nella sezione Activity del cliente.
Registrazione di un incasso (manager e amministratori)
- Fare clic con il tasto destro sul cliente e scegliere Post payment….
- Inserire l’importo (Amount).
- In Allocate against, lasciare oldest overdue first (prima lo scaduto più vecchio) oppure selezionare le fatture.
- Fare clic su Post payment. Con la registrazione effettiva attiva, viene creato un Incasso in SAP.
Previsione dei flussi di cassa
Cash Flow stima quando verranno pagati i crediti aperti, in base al comportamento medio di pagamento di ciascun cliente. I riquadri mostrano i successivi 7, 30, 60 e 90 giorni. È possibile passare tra Weekly (13 weeks), Monthly (12 months) e By Customer.
Gestione dei fidi
Credit assegna un punteggio a ogni cliente e suggerisce se aumentare, ridurre o mantenere il fido. Mostra per ogni cliente il fido attuale, il fido suggerito, l’utilizzo, la percentuale di puntualità e il grado di affidabilità del suggerimento.
- Fare clic su una riga per vedere Why this recommendation (motivo del suggerimento) e i signals used (indicatori utilizzati).
- Fare clic su Apply per accettare un suggerimento.
Calendario
Pianificare telefonate, email e riunioni con i clienti.
- Fare clic su uno spazio libero e scegliere Customer, Kind e Duration (da 15 minuti a 2 ore). Aggiungere eventualmente una nota, quindi fare clic su Schedule.
- Trascinare una voce per ripianificarla.
Messaggi
Il pannello Messages contiene le conversazioni con i clienti (Customers), con i colleghi (Employees) e nei Channels del team.
- Usare My mentions per vedere dove si è stati menzionati con @.
- New channel crea un canale di team o di progetto, che può essere privato.
- Le videochiamate si avviano da una conversazione.
Il portale clienti
I clienti possono accedere a un portale self-service all’indirizzo
/portal tramite un link inviato al loro indirizzo email. È
anche possibile copiare un link per loro da Contacts → Portal
access.
Nel portale un cliente può:
- vedere il Total due (totale dovuto) e gli Open items (partite aperte),
- pagare subito (Pay now), pagare le fatture selezionate oppure pianificare un pagamento (schedule a payment),
- fare una Promise to pay (promessa di pagamento),
- contestare una partita,
- inviare un messaggio al team, e
- porre domande sulla propria posizione all’Account assistant.
Tutto ciò che il cliente fa compare nella sezione Activity del cliente in CollectFlow.
Setup specifico di CollectFlow
Le schede seguenti sono esclusive di CollectFlow. Le schede standard sono descritte nella Guida alla configurazione e all’amministrazione.
Assign (amministratori e manager)
Assegnare ogni cliente a un addetto al recupero crediti. Filtrare per nome, codice o addetto attuale, quindi scegliere un addetto dall’elenco. — unassigned — rimuove l’assegnazione. È anche possibile riassegnare dalla lista di lavoro con il comando Assign del tasto destro.
Integrations (amministratori; dipende dal piano)
- IMAP inbound: legge le risposte dei clienti da una casella di posta. Inserire host, porta, nome utente, password e cartella, quindi fare clic su Test.
- Gmail: Connect Gmail con il client ID e il secret di Google.
- Sincronizzazione con Google Calendar.
- Provider di pagamento: PayPal, Braintree, Square, Authorize.Net o Stripe, in modalità Sandbox o Live. Usare Set as default provider per scegliere quello utilizzato dal portale.
Sales-rep access (in Setup → Users)
- Fare clic su Sync from SAP per elencare gli addetti vendite SAP.
- Scegliere un Default level (livello predefinito).
- Per ciascun agente, fare clic su Grant + create user. L’agente potrà quindi accedere e vedrà solo le proprie fatture.
Suggerimenti
- Iniziare ogni giornata ordinando per Past due (highest) e filtrando sulle priorità Urgent e High.
- Registrare ogni contatto. Gli indicatori Contact coverage e Promises kept della dashboard sono affidabili solo quanto le attività registrate che li alimentano.
- Quando un cliente si impegna su una data, usare Promise to pay anziché una nota. CollectFlow verificherà così se la promessa è stata mantenuta.