Informazioni su questa guida

Questa guida è destinata all’amministratore che configura un prodotto Flow per la propria azienda. Tratta gli aspetti comuni a tutti i prodotti Flow:

• come ottenere l’account e registrare l’azienda,
• l’accesso e la gestione delle password,
• l’area standard Setup (Configurazione) e
• una checklist di primo avvio per ciascun prodotto.

L’uso quotidiano di ciascun prodotto è descritto nella rispettiva Guida utente.

Ogni prodotto Flow si collega a SAP Business One tramite il Service Layer di SAP e condivide la stessa struttura di Setup. Dopo aver configurato un prodotto Flow, gli altri risulteranno familiari.

1. Prima di iniziare

Tenere a disposizione quanto segue:

1. I dati di benvenuto inviati da CSC-WORK. Si tratta di un Install ID, di una chiave API e di un link di registrazione. CSC-WORK li invia al momento della creazione dell’abbonamento.
2. Accesso al Service Layer di SAP Business One:
   • l’URL del Service Layer, ad esempio https://sap.yourcompany.com:50000/b1s/v1,
   • il nome del database della società, ad esempio SBODEMOUS,
   • un utente SAP e la relativa password, che il prodotto Flow utilizzerà.
   Si consiglia di usare un utente SAP dedicato (ad esempio FLOW_SVC), in modo che le registrazioni siano facilmente tracciabili in SAP.
3. Accesso di rete. Il prodotto Flow deve poter raggiungere il Service Layer tramite HTTPS. Se SAP si trova dietro il firewall aziendale, chiedere a CSC-WORK quali opzioni di connessione sicura sono disponibili.
4. Un account email per la posta in uscita (facoltativo, ma consigliato). Sono necessari host SMTP, porta, nome utente e password, in modo che le email ai clienti partano dal proprio indirizzo.
5. Il logo aziendale. PNG, JPEG, GIF, WebP o SVG, fino a 512 KB.

Suggerimento: tutti i passaggi di questa guida possono essere eseguiti prima di collegare SAP. Finché una società non è collegata, ogni prodotto mostra dati dimostrativi (chiaramente contrassegnati), così da poterlo provare in sicurezza.

2. Registrazione dell’azienda

CSC-WORK crea l’abbonamento nel proprio Command Center. Si riceve quindi un link di registrazione simile al seguente:

https://<product>.csc-work.com/register?install_id=<your install id>

Per registrarsi:

1. Aprire il link di registrazione. Il campo Install ID è già compilato.
2. Incollare la API key (chiave API) presente nei dati di benvenuto.
3. Inserire il Company name (nome dell’azienda). Diventa l’indirizzo web dell’azienda (ad esempio Acme Supply → acme-supply).
4. Inserire Admin full name e Admin email (nome completo ed email) del primo amministratore, di norma chi sta eseguendo la registrazione. StockFlow richiede anche un Admin username, perché gli utenti dei palmari accedono con un nome utente.
5. Fare clic su Create my company.
6. La pagina Registered mostra l’email dell’amministratore e una password temporanea. Viene mostrata una sola volta: copiarla subito.
7. Fare clic su Sign in to your company.

Una nuova azienda parte con una licenza dimostrativa. È possibile esplorare e configurare tutto; la registrazione effettiva in SAP resta disattivata finché il piano a pagamento non è attivo. Vedere Billing.

3. Accesso

• Aprire l’indirizzo della propria azienda e inserire Email e Password. I palmari StockFlow usano invece uno Username (nome utente).
• Al primo accesso con una password temporanea viene chiesto di Set your password (impostare la password). Inserire la password temporanea, quindi due volte una nuova password di almeno 8 caratteri.
• Single sign-on. CollectFlow e InboxFlow possono eseguire l’accesso tramite Microsoft Entra, Google o Keycloak, se l’azienda lo ha richiesto. Se è configurato un solo provider di accesso, si viene indirizzati direttamente a quello. Aggiungere ?local all’indirizzo di accesso per usare invece una password.
• Le sessioni durano al massimo 8 ore. Ogni persona collegata occupa una postazione (seat). Le postazioni contano le persone collegate contemporaneamente, non gli utenti nominativi.
• Password dimenticata?
  • Un amministratore può emettere una nuova password temporanea in Setup → Users.
  • Se l’amministratore stesso non riesce ad accedere, aprire un ticket su support.csc-work.com. CSC-WORK può inviare un’email di reimpostazione.
• Accesso del supporto. Se il supporto CSC-WORK accede per conto dell’utente per fornire assistenza, un banner in cima a ogni pagina lo segnala.

4. L’area Setup

Fare clic su Setup nella barra superiore. Setup è composta da una fila di schede. Ogni scheda riporta una descrizione di una riga e sono visibili solo le schede consentite al proprio ruolo. Le schede descritte di seguito sono le stesse in tutti i prodotti Flow. Le schede specifiche di ciascun prodotto sono elencate nella sezione 5.

Connections

Collegamento al Service Layer di SAP B1. Solo amministratori.

Nella scheda Connections (Connessioni) fare clic su Add connection e compilare:

Fare clic su Save connection, quindi su Test. Il test esegue l’accesso al Service Layer e segnala l’esito positivo oppure l’errore SAP esatto.

• Numero di società. Il numero di società SAP collegabili dipende dal valore B1 companies del proprio piano. La barra in alto mostra “N / M slots used”. Per aggiungerne altre, andare in Billing.
• Solo CollectFlow: impostare Keep history from per scegliere fino a quanto indietro nel tempo acquisire le fatture (predefinito: gli ultimi 24 mesi). Quando si riattiva una connessione che contiene ancora dati, viene chiesto se aggiungere a quello storico (Append) oppure ripartire da zero (Start fresh).
• Solo RouteFlow: impostare GL expense account e GL accrual account (conto di costo e conto di rateo Co.Ge.) usati per le registrazioni contabili del chilometraggio.
• Solo FieldFlow: dopo Test, fare clic su Verify UDFs. Viene verificata l’esistenza del campo definito dall’utente U_FF_JobRef. FieldFlow non registra nulla finché il campo non esiste, perché è proprio questo campo a impedire le registrazioni duplicate.

Sync

Acquisizione dei dati anagrafici da SAP. Solo amministratori.

Ciò che la scheda Sync (Sincronizzazione) acquisisce dipende dal prodotto:

Users

Chi può accedere. Solo amministratori (in StockFlow anche i supervisori).

1. Nella scheda Users (Utenti) fare clic su Add user (in alcuni prodotti si chiama Create user).
2. Inserire Full name, Email e Role (nome completo, email e ruolo).
3. Lasciare vuota la Password per generare una password temporanea. Viene mostrata una sola volta: copiarla e consegnarla alla persona interessata, che dovrà cambiarla al primo accesso.
4. Per impedire a qualcuno di accedere, deselezionare Active o fare clic su Deactivate. La sua cronologia viene conservata.

Alcuni prodotti prevedono campi aggiuntivi:

Branding

Logo e nome dell’azienda su email e documenti. Solo amministratori.

Nella scheda Branding (Personalizzazione grafica) fare clic su Upload logo (PNG, JPEG, GIF, WebP o SVG, massimo 512 KB). Per cambiarlo in seguito usare Replace logo o Remove.

In CollectFlow, InboxFlow e RouteFlow è possibile impostare nome e logo per ciascuna società SAP. RouteFlow imposta inoltre, per ogni società, il nome del mittente, l’indirizzo del mittente e l’indirizzo di risposta. In questo modo i clienti vedono la società corretta su ogni comunicazione.

Email SMTP

Il server di posta attraverso cui passano le email. Solo amministratori.

Fare clic su Save, quindi usare Send test email per inviare a se stessi un messaggio di prova. Se i dati SMTP vengono lasciati vuoti, la posta viene inviata tramite il server predefinito di CSC-WORK.

• Solo RouteFlow: un interruttore Demo mode invia tutte le email destinate ai clienti a un elenco di destinatari di prova anziché ai clienti reali. Usarlo durante la fase di test.
• Solo CollectFlow: ogni società SAP può avere un proprio SMTP (Set up company SMTP).

Email templates

Il testo di ogni email. Amministratori e, a seconda del prodotto, manager, dispatcher, supervisori o revisori.

Nella scheda Email templates (Modelli email) ogni tipo di email ha un testo predefinito (Default) modificabile:

1. Fare clic su un modello per aprirlo.
2. Modificare Subject e Body (HTML) (oggetto e corpo). Fare clic su un token (ad esempio {customer_name} o {invoice_number}) per inserirlo.
3. Fare clic su Preview with sample data per vedere il risultato, oppure su Send test per inviarlo a se stessi via email.
4. Fare clic su Save. Revert to default ripristina il testo predefinito.

Billing

Licenza, piano, postazioni e pagamento. Solo amministratori.

• Pannello della licenza: nella scheda Billing (Fatturazione) mostra il piano (livello), le postazioni, le società SAP e la data di scadenza. Usare Refresh per recuperare la licenza più recente, oppure Renew now.
• Profilo di fatturazione: ragione sociale, email di fatturazione, indirizzo e partita IVA. Questi dati compaiono sulle fatture.
• Subscribe: scegliere un Service level (Starter / Mid-Market / Enterprise), il numero di Seats e di B1 companies, la fatturazione mensile o annuale, e inserire una carta.
• Change service level o add seats in qualsiasi momento. Le modifiche vengono calcolate pro rata.
• Licenza offline: se il server non può raggiungere Internet, incollare il file di licenza inviato da CSC-WORK e fare clic su Verify & apply (StockFlow: Install licence).

FieldFlow mostra la licenza in sola lettura; postazioni e rinnovi si concordano tramite Support. Gli abbonamenti InboxFlow si concordano tramite Support mentre viene introdotta la tariffazione per singolo flusso.

Support

Ticket, risposte e videochiamate con CSC-WORK. Tutti i ruoli.

1. Nella scheda Support (Assistenza) fare clic su New ticket (oppure compilare Open a support ticket).
2. Descrivere l’accaduto, scegliere una Priority (Low, Medium, High o Urgent) e allegare eventuali schermate.
3. Fare clic su File ticket.
4. Le risposte compaiono nella conversazione del ticket. Rispondere lì, oppure fare clic su Join call per una videochiamata con condivisione dello schermo.
5. Usare Close ticket quando il problema è risolto. Rispondere a un ticket chiuso lo riapre.

Gli amministratori vedono tutti i ticket dell’azienda; gli altri utenti vedono solo i propri. Il supporto è raggiungibile anche su support.csc-work.com.

5. Schede di Setup specifiche per prodotto

Ogni prodotto aggiunge alcune schede proprie accanto a quelle standard.

La Guida utente di ciascun prodotto illustra queste schede.

6. Checklist di primo avvio

Seguire l’elenco relativo al proprio prodotto, dall’alto verso il basso.

CollectFlow

1. Connections → aggiungere, Test.
2. Sync → attivare la sincronizzazione automatica, scegliere la base di calcolo dello scaduto.
3. Users → aggiungere manager e addetti al recupero crediti; configurare l’accesso degli addetti vendite.
4. Assign → assegnare un addetto a ogni cliente.
5. Branding, Email SMTP, Email templates.
6. Billing → sottoscrivere l’abbonamento.

RouteFlow

1. Connections → aggiungere, Test, impostare i conti Co.Ge.
2. Sync → importare depositi, autisti e camion.
3. SAP Setup → criteri di registrazione, regole per i contanti, flusso di carico, merci pericolose.
4. Users → dispatcher, addetti al carico (PIN o badge); registrare i palmari della banchina.
5. Fleet → associare lo smartphone di ciascun autista.
6. Branding, Email SMTP (iniziare in modalità demo), Email templates.
7. Billing.

StockFlow

1. Connections → aggiungere, Test.
2. Site → per ciascun magazzino, come arriva il lavoro e quando vengono registrate le scansioni.
3. Users → operatori (nome utente, zone, badge) e supervisori.
4. Su ogni palmare: accedere una volta, quindi My setup.
5. Branding, Email SMTP, Email templates.
6. Billing → registrare l’installazione e sottoscrivere l’abbonamento.

FieldFlow

1. Connections → aggiungere, Test, Verify UDFs.
2. Sync → Refresh from B1.
3. Vans → aggiungere i furgoni e la scorta minima.
4. Technicians → aggiungere i tecnici, quindi Who drives what.
5. Job templates, Invoicing.
6. Users, Branding, Email SMTP, Email templates, Integrations (pagamenti).

RentalFlow

1. Billing → scegliere un piano.
2. Connections → aggiungere, Test.
3. Sync → importare i magazzini come sedi.
4. Users, Branding, Email SMTP, Email templates.

InboxFlow

1. Connections → aggiungere, Test.
2. Sync → pianificare la sincronizzazione dei business partner.
3. Mailboxes → aggiungere la casella di posta da leggere.
4. Users → revisori e utenti in sola visualizzazione.
5. Branding, Email SMTP, Email templates.

7. Risoluzione dei problemi