Ce que fait InboxFlow

Chaque jour, vos fournisseurs et vos clients vous envoient des documents par e-mail : devis, factures, bons de commande, avis de paiement et retours. InboxFlow lit ces e-mails et associe l’expéditeur au bon partenaire et au bon contact dans SAP Business One. Il crée ensuite le document SAP correspondant via le Service Layer.

Version préliminaire (octobre 2026) : cette version couvre :

• les comptes et la connexion,
• la connexion à SAP,
• la synchronisation des partenaires et des contacts,
• les paramètres des boîtes aux lettres,
• les utilisateurs, l’identité visuelle, la messagerie et le support.

La lecture du courrier, la révision des documents et l’enregistrement dans SAP arriveront dans les prochaines versions. Ils sont décrits dans la section À venir afin que vous puissiez anticiper.

Rôles

Se connecter

Connectez-vous avec votre e-mail et votre mot de passe, ou via l’authentification unique Microsoft, Google ou Keycloak de votre société. La première fois, vous définissez votre propre mot de passe.

Le tableau de bord

Si la synchronisation des partenaires échoue, un bandeau rouge Sync is failing en explique la raison.

Configurer InboxFlow

Suivez le Guide d’installation et d’administration pour les onglets standard. Par défaut, InboxFlow connecte une seule société SAP par licence.

1. Connections : ajoutez votre société SAP et cliquez sur Test. Lancez ensuite Sync now sous Business partner sync (synchronisation des partenaires).
2. Sync : activez Auto-sync, définissez l’Interval (minutes) et cliquez sur Save schedule. Le statut indique Autosync healthy, stale ou error (opérationnelle, obsolète ou en erreur).
3. Mailboxes : ajoutez la boîte aux lettres qu’InboxFlow lira (voir ci-dessous).
4. Users : ajoutez des réviseurs et des lecteurs.
5. Branding, Email SMTP et Email templates. L’e-mail d’approbation de contact est celui qu’InboxFlow envoie aujourd’hui.
6. Billing : les abonnements se gèrent via Support pendant la mise en place de la tarification par flux.

Mailboxes

• Boîte aux lettres IMAP : saisissez un Label (libellé), l’Host, le Port, le Username, le Password et le Folder (hôte, port, nom d’utilisateur, mot de passe et dossier), et cochez Use SSL. Cliquez sur Test, puis sur Save.
• Google Workspace : connectez une boîte Gmail en accès lecture seule, à l’aide de votre ID client et de votre secret Google. La connexion Google pour les boîtes aux lettres sera finalisée dans la prochaine version.

Utilisez une adresse dédiée telle que ap@yourcompany.com ou orders@yourcompany.com. Demandez à vos fournisseurs et à vos clients d’y envoyer leurs documents.

À venir

Les sections ci-dessous décrivent le fonctionnement d’InboxFlow une fois la lecture du courrier et l’enregistrement publiés.

Traitement d’un document

1. Un e-mail arrive et InboxFlow identifie l’expéditeur :
   • Contact connu : le document est rattaché à ce contact et à son partenaire.
   • Nouvelle adresse sur un domaine connu : InboxFlow crée un contact en attente et envoie à vos administrateurs un lien d’approbation par e-mail, valable 7 jours. Son acceptation crée le contact dans SAP.
   • Domaine inconnu : le document attend qu’un réviseur l’associe.
2. Lecture : la pièce jointe est lue (les PDF texte directement, les documents numérisés par OCR).
3. Correspondance : InboxFlow recherche une correspondance enregistrée. Il vérifie d’abord le même contact, puis le même partenaire, le même domaine, la bibliothèque de votre société et enfin les modèles partagés.
4. Assistance IA : si aucune correspondance ne convient, un assistant suggère le type de document et les champs. Une IA externe n’est utilisée que si votre société l’a accepté.
5. Révision : un réviseur confirme ou corrige les champs et enregistre la correspondance, afin que le prochain document de cet expéditeur soit traité automatiquement.
6. Enregistrement : le document SAP est créé. InboxFlow vérifie d’abord SAP, de sorte qu’un document ne puisse jamais être enregistré deux fois.

Flux

Chaque flux correspond à un type de document SAP. Vous vous abonnez flux par flux.