À propos de ce guide

Ce guide s’adresse à l’administrateur qui met en place un produit Flow pour son entreprise. Il couvre tout ce que les produits Flow ont en commun :

• l’obtention de votre compte et l’enregistrement de votre société,
• la connexion et la gestion des mots de passe,
• la zone standard Setup (Configuration), et
• une liste de contrôle de démarrage pour chaque produit.

L’utilisation quotidienne de chaque produit est décrite dans son propre Guide utilisateur.

Chaque produit Flow se connecte à SAP Business One via le Service Layer SAP et partage la même organisation de la zone Setup. Une fois que vous avez configuré un produit Flow, les autres vous sembleront familiers.

1. Avant de commencer

Préparez les éléments suivants :

1. Vos informations de bienvenue de CSC-WORK. Il s’agit d’un Install ID, d’une clé API et d’un lien d’enregistrement. CSC-WORK vous les envoie lors de la création de votre abonnement.
2. Un accès au Service Layer de SAP Business One :
   • l’URL du Service Layer, par exemple https://sap.yourcompany.com:50000/b1s/v1,
   • le nom de la base de données de la société, par exemple SBODEMOUS,
   • un utilisateur SAP et son mot de passe, que le produit Flow utilisera.
   Utilisez un utilisateur SAP dédié (par exemple FLOW_SVC) afin que les enregistrements soient faciles à tracer dans SAP.
3. Un accès réseau. Le produit Flow doit pouvoir joindre le Service Layer en HTTPS. Si SAP se trouve derrière votre pare-feu, renseignez-vous auprès de CSC-WORK sur les options de connexion sécurisée.
4. Un compte de messagerie pour les e-mails sortants (facultatif, mais recommandé). Il vous faut un hôte SMTP, un port, un nom d’utilisateur et un mot de passe, afin que les e-mails destinés aux clients partent sous votre propre adresse.
5. Le logo de votre société. PNG, JPEG, GIF, WebP ou SVG, jusqu’à 512 Ko.

Astuce : vous pouvez effectuer toutes les étapes de ce guide avant de connecter SAP. Tant qu’aucune société n’est connectée, chaque produit affiche des données de démonstration (clairement signalées), ce qui vous permet de l’essayer sans risque.

2. Enregistrer votre société

CSC-WORK crée votre abonnement dans son Command Center. Vous recevez ensuite un lien d’enregistrement qui ressemble à ceci :

https://<product>.csc-work.com/register?install_id=<your install id>

Pour vous enregistrer :

1. Ouvrez le lien d’enregistrement. L’Install ID est déjà renseigné.
2. Collez la API key (clé API) figurant dans vos informations de bienvenue.
3. Saisissez le Company name (nom de la société). Il devient l’adresse web de votre société (par exemple Acme Supply → acme-supply).
4. Saisissez l’Admin full name (nom complet) et l’Admin email (e-mail) du premier administrateur. Il s’agit normalement de vous. StockFlow demande aussi un Admin username (nom d’utilisateur), car les utilisateurs des terminaux portables se connectent avec un nom d’utilisateur.
5. Cliquez sur Create my company (Créer ma société).
6. La page Registered (Enregistré) affiche votre e-mail d’administrateur et un mot de passe temporaire. Il n’est affiché qu’une seule fois : copiez-le immédiatement.
7. Cliquez sur Sign in to your company (Se connecter à votre société).

Une nouvelle société démarre avec une licence de démonstration. Vous pouvez tout explorer et tout configurer ; l’enregistrement en direct dans SAP reste désactivé jusqu’à l’activation de votre offre payante. Voir Billing.

3. Se connecter

• Rendez-vous à l’adresse de votre société et saisissez votre Email et votre Password (mot de passe). Les terminaux portables StockFlow utilisent un Username (nom d’utilisateur) à la place.
• La première fois que vous vous connectez avec un mot de passe temporaire, il vous est demandé de Set your password (définir votre mot de passe). Saisissez le mot de passe temporaire, puis deux fois un nouveau mot de passe d’au moins 8 caractères.
• Authentification unique (SSO). CollectFlow et InboxFlow peuvent vous connecter via Microsoft Entra, Google ou Keycloak si votre société en a fait la demande. Si un seul fournisseur d’identité est configuré, vous y êtes redirigé directement. Ajoutez ?local à l’adresse de connexion pour utiliser plutôt un mot de passe.
• Les sessions durent jusqu’à 8 heures. Chaque personne connectée utilise un poste (seat). Les postes comptent les personnes connectées simultanément, et non les utilisateurs nommés.
• Mot de passe oublié ?
  • Un administrateur peut émettre un nouveau mot de passe temporaire dans Setup → Users.
  • Si l’administrateur lui-même est bloqué, ouvrez un ticket sur support.csc-work.com. CSC-WORK peut envoyer un e-mail de réinitialisation.
• Accès du support. Si le support CSC-WORK se connecte en votre nom pour vous aider, un bandeau en haut de chaque page l’indique.

4. La zone Setup

Cliquez sur Setup (Configuration) dans la barre supérieure. Setup se présente sous forme d’une rangée d’onglets. Chaque onglet affiche une description d’une ligne, et vous ne voyez que les onglets autorisés pour votre rôle. Les onglets ci-dessous sont identiques dans tous les produits Flow. Les onglets propres à chaque produit sont répertoriés à la section 5.

Connections

Raccordement au Service Layer SAP B1. Administrateurs uniquement.

Cliquez sur Add connection (Ajouter une connexion) et renseignez :

Cliquez sur Save connection (Enregistrer la connexion), puis sur Test. Le test se connecte au Service Layer et indique la réussite ou l’erreur SAP exacte.

• Nombre de sociétés. Le nombre de sociétés SAP que vous pouvez connecter dépend du nombre de B1 companies (sociétés B1) de votre offre. La barre en haut indique « N / M slots used ». Pour en ajouter, allez dans Billing.
• CollectFlow uniquement : définissez Keep history from (Conserver l’historique depuis) pour choisir jusqu’où remontent les factures importées (par défaut : les 24 derniers mois). Lorsque vous réactivez une connexion qui contient encore des données, il vous est demandé si vous voulez Append (Compléter) cet historique ou Start fresh (Repartir de zéro).
• RouteFlow uniquement : définissez le GL expense account (compte de charges) et le GL accrual account (compte de charges à payer) utilisés pour les écritures de frais kilométriques.
• FieldFlow uniquement : après Test, cliquez sur Verify UDFs (Vérifier les champs utilisateur). Cette action vérifie que le champ utilisateur U_FF_JobRef existe. FieldFlow n’enregistre rien tant qu’il n’existe pas, car c’est ce champ qui empêche les doublons d’enregistrement.

Sync

Importation des données de base depuis SAP. Administrateurs uniquement.

Les données synchronisées dépendent du produit :

Users

Qui peut se connecter. Administrateurs uniquement (ainsi que les superviseurs dans StockFlow).

1. Cliquez sur Add user (Ajouter un utilisateur ; appelé Create user dans certains produits).
2. Saisissez Full name, Email et Role (nom complet, e-mail et rôle).
3. Laissez Password vide pour qu’un mot de passe temporaire soit généré. Il n’est affiché qu’une fois : copiez-le et transmettez-le à la personne. Elle devra le changer lors de sa première connexion.
4. Pour empêcher quelqu’un de se connecter, décochez Active ou cliquez sur Deactivate (Désactiver). Son historique est conservé.

Certains produits comportent des champs supplémentaires :

Branding

Votre logo et le nom de votre société sur les e-mails et les documents. Administrateurs uniquement.

Cliquez sur Upload logo (Téléverser le logo ; PNG, JPEG, GIF, WebP ou SVG, 512 Ko maximum). Utilisez Replace logo ou Remove (Remplacer ou Supprimer) pour le modifier ultérieurement.

Dans CollectFlow, InboxFlow et RouteFlow, vous pouvez définir un nom et un logo par société SAP. RouteFlow définit aussi, par société, le nom de l’expéditeur, l’adresse de l’expéditeur et l’adresse de réponse. Les clients voient ainsi la bonne société sur chaque courrier.

Email SMTP

Le serveur de messagerie par lequel passent vos e-mails. Administrateurs uniquement.

Cliquez sur Save (Enregistrer), puis utilisez Send test email (Envoyer un e-mail de test) pour vous envoyer un message de test. Si vous laissez la configuration SMTP vide, les e-mails partent via le serveur par défaut de CSC-WORK.

• RouteFlow uniquement : un interrupteur Demo mode (mode démonstration) envoie tous les e-mails clients à une liste de destinataires de test au lieu des vrais clients. Utilisez-le pendant vos tests.
• CollectFlow uniquement : chaque société SAP peut avoir son propre SMTP (Set up company SMTP).

Email templates

La formulation de chaque e-mail. Administrateurs, ainsi que managers, répartiteurs, superviseurs ou réviseurs selon le produit.

Chaque type d’e-mail dispose d’une formulation Default (par défaut) intégrée que vous pouvez modifier :

1. Cliquez sur un modèle pour l’ouvrir.
2. Modifiez le Subject (objet) et le Body (HTML) (corps). Cliquez sur un jeton (par exemple {customer_name} ou {invoice_number}) pour l’insérer.
3. Cliquez sur Preview with sample data (Aperçu avec des données d’exemple) pour voir le résultat, ou sur Send test pour vous l’envoyer par e-mail.
4. Cliquez sur Save. Revert to default rétablit la formulation intégrée.

Billing

Licence, offre, postes et paiement. Administrateurs uniquement.

• Panneau Licence : affiche votre offre (niveau), vos postes, vos sociétés SAP et la date d’expiration. Utilisez Refresh (Actualiser) pour récupérer la dernière licence, ou Renew now (Renouveler maintenant).
• Profil de facturation : raison sociale, e-mail de facturation, adresse et numéro fiscal. Ces informations figurent sur vos factures.
• Abonnement : choisissez un Service level (niveau de service : Starter / Mid-Market / Enterprise), le nombre de Seats (postes) et de B1 companies (sociétés B1), une facturation mensuelle ou annuelle, puis saisissez une carte bancaire.
• Change service level (changer de niveau de service) ou add seats (ajouter des postes) à tout moment. Les modifications sont calculées au prorata.
• Licence hors ligne : si votre serveur ne peut pas accéder à Internet, collez le fichier de licence que CSC-WORK vous envoie et cliquez sur Verify & apply (StockFlow : Install licence).

FieldFlow affiche la licence en lecture seule ; les postes et les renouvellements se gèrent via Support. Les abonnements InboxFlow se gèrent via Support pendant la mise en place de la tarification par flux.

Support

Tickets, réponses et appels vidéo avec CSC-WORK. Tous les rôles.

1. Cliquez sur New ticket (Nouveau ticket) ou remplissez Open a support ticket.
2. Décrivez ce qui s’est passé, choisissez une Priority (priorité : Low, Medium, High ou Urgent) et joignez des captures d’écran si vous en avez.
3. Cliquez sur File ticket (Soumettre le ticket).
4. Les réponses apparaissent dans le fil du ticket. Répondez-y, ou cliquez sur Join call pour un appel vidéo avec partage d’écran.
5. Cliquez sur Close ticket (Clore le ticket) une fois le problème résolu. Répondre à un ticket clos le rouvre.

Les administrateurs voient tous les tickets de la société ; les autres utilisateurs voient les leurs. Vous pouvez aussi joindre le support sur support.csc-work.com.

5. Onglets Setup propres à chaque produit

Chaque produit ajoute quelques onglets qui lui sont propres à côté des onglets standard.

Le Guide utilisateur de chaque produit explique ces onglets.

6. Listes de contrôle de démarrage

Suivez la liste correspondant à votre produit, de haut en bas.

CollectFlow

1. Connections → ajoutez une connexion, Test.
2. Sync → activez la synchronisation automatique, choisissez la base d’ancienneté.
3. Users → ajoutez les managers et les recouvreurs ; configurez l’accès des commerciaux.
4. Assign → attribuez un recouvreur à chaque client.
5. Branding, Email SMTP, Email templates.
6. Billing → souscrivez un abonnement.

RouteFlow

1. Connections → ajoutez une connexion, Test, définissez les comptes généraux.
2. Sync → importez les dépôts, les chauffeurs et les camions.
3. SAP Setup → politique d’enregistrement, règles d’encaissement, flux de chargement, matières dangereuses.
4. Users → répartiteurs, chargeurs (PIN ou badge) ; enregistrez les terminaux portables du quai.
5. Fleet → associez le téléphone de chaque chauffeur.
6. Branding, Email SMTP (commencez en mode démonstration), Email templates.
7. Billing.

StockFlow

1. Connections → ajoutez une connexion, Test.
2. Site → par magasin, mode d’arrivée du travail et moment d’enregistrement des scans.
3. Users → opérateurs (nom d’utilisateur, zones, badge) et superviseurs.
4. Sur chaque terminal portable : connectez-vous une fois, puis My setup.
5. Branding, Email SMTP, Email templates.
6. Billing → enregistrez l’installation et souscrivez un abonnement.

FieldFlow

1. Connections → ajoutez une connexion, Test, Verify UDFs.
2. Sync → Refresh from B1.
3. Vans → ajoutez les camionnettes et le stock minimum.
4. Technicians → ajoutez les techniciens, puis Who drives what.
5. Job templates, Invoicing.
6. Users, Branding, Email SMTP, Email templates, Integrations (paiements).

RentalFlow

1. Billing → choisissez une offre.
2. Connections → ajoutez une connexion, Test.
3. Sync → importez les magasins en tant que sites.
4. Users, Branding, Email SMTP, Email templates.

InboxFlow

1. Connections → ajoutez une connexion, Test.
2. Sync → planifiez la synchronisation des partenaires.
3. Mailboxes → ajoutez la boîte aux lettres à lire.
4. Users → réviseurs et lecteurs.
5. Branding, Email SMTP, Email templates.

7. Dépannage