Qué hace InboxFlow

Los proveedores y clientes le envían documentos por correo electrónico todos los días: ofertas, facturas, pedidos, avisos de pago y devoluciones. InboxFlow lee esos correos y asocia al remitente con el socio de negocios y el contacto correctos de SAP Business One. A continuación, crea el documento de SAP correspondiente a través del Service Layer.

Versión preliminar (octubre de 2026): esta versión incluye:

• cuentas e inicio de sesión,
• la conexión con SAP,
• sincronización de socios de negocios y contactos,
• configuración de buzones,
• usuarios, identidad de marca, correo y soporte.

La lectura del correo, la revisión de documentos y la contabilización en SAP llegarán en las próximas versiones. Se describen en Próximamente para que pueda planificar con anticipación.

Roles

Inicio de sesión

Inicie sesión con su correo electrónico y contraseña, o con el inicio de sesión único de Microsoft, Google o Keycloak de su empresa. La primera vez, usted establece su propia contraseña.

El panel principal

Si la sincronización de socios falla, un aviso rojo Sync is failing explica el motivo.

Configuración de InboxFlow

Siga la Guía de configuración y administración para las pestañas estándar. De forma predeterminada, InboxFlow conecta una empresa de SAP por licencia.

1. Connections (Conexiones): agregue su empresa de SAP y haga clic en Test. Luego ejecute Sync now en Business partner sync.
2. Sync (Sincronización): active Auto-sync, configure Interval (minutes) y haga clic en Save schedule. El estado muestra Autosync healthy, stale o error.
3. Mailboxes (Buzones): agregue el buzón que InboxFlow leerá (vea a continuación).
4. Users (Usuarios): agregue revisores y lectores.
5. Branding, Email SMTP y Email templates. El correo de contact approval (aprobación de contacto) es el que InboxFlow envía actualmente.
6. Billing (Facturación): las suscripciones se gestionan a través de Support mientras se introduce la tarificación por flujo.

Mailboxes

• Buzón IMAP: ingrese una Label (etiqueta), el Host, el Port (puerto), el Username (nombre de usuario), la Password (contraseña) y la Folder (carpeta), y marque Use SSL. Haga clic en Test y luego en Save.
• Google Workspace: conecte un buzón de Gmail con acceso de solo lectura, usando su ID de cliente y secreto de Google. El inicio de sesión de Google para buzones se completará en la próxima versión.

Use una dirección dedicada como ap@yourcompany.com o orders@yourcompany.com. Pida a sus proveedores y clientes que envíen los documentos allí.

Próximamente

Las secciones siguientes describen cómo funcionará InboxFlow una vez que se publiquen la lectura del correo y la contabilización.

Cómo se procesa un documento

1. Llega un correo e InboxFlow identifica al remitente:
   • Contacto conocido: el documento se vincula a ese contacto y a su socio de negocios.
   • Dirección nueva en un dominio conocido: InboxFlow crea un contacto pendiente y envía a sus administradores un enlace de aprobación, válido por 7 días. Al aceptarlo, se crea el contacto en SAP.
   • Dominio desconocido: el documento espera a que un revisor lo asigne.
2. Lectura: se lee el archivo adjunto (los PDF de texto directamente, los escaneos mediante OCR).
3. Correspondencia: InboxFlow busca una asignación guardada. Primero revisa el mismo contacto, luego el mismo socio de negocios, el mismo dominio, la biblioteca de su empresa y, por último, las plantillas compartidas.
4. Asistencia de IA: si ninguna asignación corresponde, un asistente sugiere el tipo de documento y los campos. La IA externa solo se utiliza si su empresa lo autoriza.
5. Revisión: un revisor confirma o corrige los campos y guarda la asignación, de modo que el siguiente documento de ese remitente se procese automáticamente.
6. Contabilización: se crea el documento de SAP. InboxFlow consulta SAP primero, para que un documento nunca se contabilice dos veces.

Flujos

Cada flujo es un tipo de documento de SAP. La suscripción es por flujo.