Qué hace FieldFlow
FieldFlow gestiona el servicio de campo desde el pedido hasta el pago:
- La oficina toma un pedido, que se convierte en un Pedido de cliente de SAP. Los trabajos se crean a partir de plantillas de trabajo.
- Los despachadores programan los trabajos en un tablero semanal, con un carril por técnico.
- Los técnicos realizan cada trabajo en su teléfono, con o sin conexión. Registran tiempo, repuestos, resultados de la lista de verificación, fotos, notas, gastos y lecturas de medidores, recogen una firma y cobran el pago.
- Al completar un trabajo se contabiliza la factura en SAP (Factura de deudores). Los trabajos de precio fijo también contabilizan una salida de mercancías. El paquete de factura se envía por correo al cliente.
Cada camioneta es un almacén real de SAP, por lo que los repuestos usados en un trabajo salen del stock correcto. Cada contabilización está protegida contra duplicados.
Los aspectos básicos de configuración se encuentran en la Guía de configuración y administración.
Roles
| Rol | Utiliza | Puesto |
|---|---|---|
| Technician (técnico) | La aplicación móvil | Puesto de campo |
| Dispatcher (despachador) | El tablero de despacho y la consola de oficina | Puesto de oficina |
| Admin | Todo, incluido Setup | Puesto de oficina |
| Viewer (lector) | Solo Support | Puesto de oficina |
Inicio de sesión
El personal de oficina inicia sesión en la dirección de FieldFlow de su empresa; la barra superior muestra entonces Dispatch (Despacho), Office (Oficina) y Setup (Configuración). Los técnicos abren la misma dirección en su teléfono y la instalan en la pantalla de inicio cuando se les solicita.
La primera vez que inicie sesión con una contraseña temporal, se le pedirá que establezca la suya.
Para despachadores: el tablero de despacho
El tablero tiene un carril por técnico y una columna por día. Cada celda muestra la camioneta del técnico ese día (o no van, sin camioneta) y las horas ya reservadas. Elija la fecha Week beginning (inicio de la semana) y muestre 3, 7 o 14 días.
- El riel (al costado) contiene los trabajos que aún no están programados. Scheduled, nobody assigned contiene los trabajos con fecha pero sin técnico.
- Para programar un trabajo: arrástrelo desde el riel
hasta un técnico y un día. En una tableta, toque el trabajo y luego
toque el día.
- Las reglas estrictas rechazan la acción. Por ejemplo, un técnico sin camioneta ese día no puede tomar trabajos con repuestos.
- Las advertencias permiten la acción pero se lo notifican, por ejemplo en caso de sobrerreserva.
- Back to the rail desprograma un trabajo.
- Cuando un día esté listo, haga clic en Dispatch day (Despachar día). Esto congela la lista de materiales de cada trabajo, y los teléfonos de los técnicos recogen el trabajo en su siguiente Sync (sincronización).
Para la oficina: la consola de oficina
Cuatro mosaicos muestran la salud del negocio:
- porcentaje de solución en la primera visita,
- sin facturar,
- facturado pero no pagado,
- trabajos abiertos.
Debajo están las colas que requieren atención. Cada cola tiene un botón que la resuelve:
| Cola | Botón |
|---|---|
| Trabajos sin facturar | Post now |
| Facturado pero no pagado | Take payment |
| Contabilizaciones fallidas | Retry |
| Paquetes de factura no enviados | Send |
| Excepciones de sincronización | (solo revisión) |
Return trips (visitas de regreso) muestra los trabajos que necesitaron una segunda visita, divididos en responsabilidad nuestra y responsabilidad del cliente o del sitio.
Para técnicos: la aplicación móvil
Su jornada
- Toque Sync mientras tenga señal. Se descargan sus trabajos del día, junto con todo lo necesario para realizarlos sin conexión.
- La pantalla del día enumera cada trabajo con su hora, estado, cliente, dirección y motivo. Le advierte sobre los repuestos que no están en su camioneta y sobre las entradas que aún esperan ser enviadas.
Realización de un trabajo
- Abra el trabajo. Use Call para llamar al cliente o toque Navigate (Navegar). This address before muestra visitas anteriores.
- Toque Start this job (Iniciar este trabajo).
- Tiempo: toque Travel (traslado), On site (en sitio) o Waiting (en espera) según avance, y Stop al final.
- Repuestos: elija de su stock de la camioneta, o elija Something else…, y luego toque Add.
- Lista de verificación: marque cada paso como Pass (aprobado) o Fail (fallido).
- Fotos y notas: Add photo, Add note o registre un Expense (gasto).
- Medidores: registre las lecturas de los equipos con medidor y toque Save.
- To bill muestra lo que se cobrará al cliente.
Finalización
- Toque Complete and get a signature (Completar y obtener firma). El cliente firma y toca Done. Si no hay nadie, toque Nobody is here to sign (si su empresa lo permite).
- Take payment (Cobrar): Use the card on file (usar la tarjeta registrada), Tap a card now (pasar una tarjeta ahora) o Leave it unpaid (dejar sin pagar).
- La factura se contabiliza en SAP y el paquete de factura se envía por correo al cliente.
Cuando un trabajo no se puede terminar
Toque Cannot complete today (No se puede completar hoy) y registre:
- Qué lo impidió: espera de un repuesto, sin acceso al sitio, se necesita otra persona, espera de la aprobación del cliente, o abandonado (sin visita de regreso).
- De quién fue la responsabilidad: nuestra o de ellos, y qué ocurrió realmente.
- Qué se necesita: los repuestos y las cantidades para la visita de regreso.
Luego toque Close this visit (Cerrar esta visita). Se crea automáticamente un trabajo de seguimiento que regresa a la oficina.
Todo lo que la oficina rechace aparece en la pantalla del día, en Refused by the office.
Setup específico de FieldFlow (administradores)
| Pestaña | Qué se configura |
|---|---|
| Vans | Agregue cada camioneta con su Code (código), Name (nombre) y B1 warehouse (almacén de B1). Use Mark as truck in SAP. Configure What it always carries (nivel mínimo y de reposición por artículo). Agregue la demanda de Forecast (pronóstico). |
| Technicians | Seleccione el Employee (empleado) de SAP. Cree su usuario de acceso (Make one from SAP) y configure su correo, Cost rate (tarifa de costo) y Bill rate (tarifa de facturación). En Who drives what, asigne un técnico a una camioneta a partir de una fecha durante una cantidad de días; los fines de semana se omiten. |
| Equipment | Registre las máquinas con medidor: etiqueta de activo, cliente, sitio, número de serie, unidad del medidor (horas, km, millas, m³, ciclos), Service every (servicio cada) y Last serviced at (último servicio en). Elija con cuánta anticipación se genera una visita de servicio y a partir de qué plantilla se crea. |
| Job templates | Nombre, tipo de trabajo (Install, Task, Delivery, Service), minutos
previstos, una lista de verificación (un paso por línea) y materiales
(uno por línea, como ITEM-CODE × quantity). |
| Invoicing | Artículo de mano de obra, artículo de precio fijo, artículo de gastos, tarifa de facturación predeterminada, porcentaje de recargo sobre gastos, lista de precios de SAP y remitente de facturas. Elija si desea invoice each visit separately (facturar cada visita por separado) y si desea allow completion without a signature (permitir completar sin firma). |
| Integrations | Pasarela de pago, clave de la pasarela, cuenta de compensación y base del enlace de pago. También muestra qué otros productos Flow están conectados. |
| Email templates | Invoice with job sheet y Password reset. |
Antes de que el tablero acepte trabajos, cada técnico necesita una camioneta para el día en Technicians → Who drives what.