Qué hace CollectFlow
CollectFlow le ofrece a su equipo de crédito y cobranza un único lugar para gestionar cada cuenta vencida en SAP Business One.
Obtiene de SAP los clientes, las facturas abiertas, las notas de crédito y los pagos, y los convierte en:
- una lista de trabajo priorizada,
- etapas y cartas de recordatorio de pago (dunning),
- promesas de pago y disputas,
- un historial de actividad completo por cliente,
- un portal de clientes donde los clientes pueden pagar y responder, y
- KPI, un pronóstico de flujo de caja y sugerencias de límite de crédito.
Los pagos que usted reciba pueden contabilizarse de vuelta en SAP como pagos recibidos.
Para la configuración inicial (conexión, sincronización, usuarios, correo, facturación), consulte la Guía de configuración y administración.
Quién ve qué
| Rol | Ve | Puede |
|---|---|---|
| Collector (cobrador) | Solo los clientes que tiene asignados | Registrar llamadas, correos y notas; agregar promesas y disputas; enviar recordatorios de pago y copias de facturas; copiar enlaces del portal |
| Manager (gerente) | Todo el equipo | Todo lo que hace un cobrador, además de asignar clientes, contabilizar pagos y gestionar el crédito. Setup: Assign, Email templates, Support |
| Admin | Todo | Todo, incluido todo Setup |
| Sales rep (representante de ventas, opcional) | Las facturas de su propio código de empleado de ventas de SAP | View only, Light (ver + notas, llamadas, promesas) o Full, según lo otorgado en Setup → Users |
Inicio de sesión
Ingrese su correo electrónico y su contraseña y haga clic en Sign in (Iniciar sesión), o use el botón de inicio de sesión único de su empresa. La primera vez se le pedirá que establezca su propia contraseña.
El panel principal
El panel principal (dashboard) es donde usted pasa su jornada.
- Barra superior:
- el resumen de su licencia,
- el selector de tema,
- Messages (Mensajes; bandeja de entrada),
- Cash Flow (Flujo de caja), Credit (Crédito), Calendar (Calendario) y Plans (Planes),
- Setup (Configuración; gerentes y administradores),
- Show / Hide Charts, Refresh y Sign out.
- Mosaicos de KPI:
- Total AR, Overdue, Aged 90+, Open PTPs, In Dispute, Collected 90d.
- Haga clic en un mosaico para filtrar la lista de trabajo por él.
- Fila de desempeño:
- DSO y Best possible DSO,
- Days delinquent,
- CEI (índice de efectividad de cobranza),
- AR turnover, Days to pay, Days late, Current,
- Contact coverage y Promises kept.
- Gráficos:
- Cases by Stage, Aging balance, DSO trend y Overdue by collector.
- Una tarjeta de información Today y una tabla de posiciones.
La lista de trabajo
La tabla muestra cada cliente del que usted es responsable. Muestra Customer (cliente), Balance (saldo), Overdue (vencido), Oldest OD (días de vencimiento más antiguos), Stage (etapa), Priority (prioridad), Collector (cobrador) y Open items (partidas abiertas).
- Busque por código o nombre de cliente.
- Filtre por etapa, prioridad (Urgent, High, Medium, Low), cobrador o representante de ventas. Marque Hide zero-balance para ocultar las cuentas saldadas.
- Ordene por vencido, saldo, días de vencimiento más antiguos o nombre.
- Vistas: Customers, By sales rep y By collector.
- Las cuentas principales y secundarias (consolidación de SAP) se pueden expandir.
- Pase el cursor sobre una celda para ver un desglose rápido del saldo.
- Haga clic en una fila para abrir el cliente. Haga clic derecho en una fila para acciones rápidas.
Acciones del clic derecho
Log call · Log email · Log note · Add Promise to Pay · Open dispute · Send dunning… · Post payment… · Share in chat… · Copy customer code · Copy primary contact email · Assign
Gestión de un cliente
Haga clic en un cliente para abrir el panel lateral del cliente.
El encabezado muestra Balance, Overdue, Oldest OD y Credit limit (límite de crédito). Los paneles son:
| Panel | Úselo para |
|---|---|
| AI | Leer un análisis de la cuenta y redactar un correo en uno de tres tonos: Reminder — light touch, Past due — firm o Final notice — escalate. Puede Copy (copiar) el borrador o Send (enviarlo). |
| Open items | Ver cada factura abierta con su fecha de vencimiento, tramo de antigüedad, etapa y saldo. Aquí puede cambiar la etapa de una partida o enviar por correo una copia de la factura. |
| History | Comportamiento de pago: Avg days to pay, On-time %, Median days, Worst days late. Descárguelo como CSV. |
| Activity | Registre una Call (llamada), un Email (correo) o una Note (nota) y luego haga clic en Add. |
| Promises | Registre una promesa de pago (importe y fecha) con Add PTP. Más adelante, márquela como kept (cumplida) o broken (incumplida). |
| Disputes | Registre una disputa sobre una factura o sobre toda la cuenta, con un motivo y un importe. |
| Contacts | Agregue contactos (nombre, correo, teléfono, función). Use Portal access para copiar un enlace de inicio de sesión al portal de clientes. |
| Chat | Envíe mensajes a los contactos del cliente, a uno o a todos. |
| Team notes | Notas internas; use @nombre para mencionar a un colega. |
El menú Outlook descarga un correo listo (.eml) para abrir en Outlook. Las opciones son Account statement, Friendly reminder, Follow-up, Escalation, Final notice / legal o Blank reply.
Recordatorios de pago (dunning)
Cada factura abierta avanza automáticamente por las etapas según la cantidad de días de vencimiento:
| Etapa | Días de vencimiento |
|---|---|
| Current | 0 o aún no vencida |
| First notice | 1–30 |
| Follow-up | 31–60 |
| Escalated | 61–90 |
| Legal | más de 90 |
La etapa de un cliente es la etapa más alta entre sus facturas abiertas. Puede modificar manualmente la etapa de una factura individual en Open items.
Para enviar una carta de recordatorio de pago:
- Haga clic derecho en el cliente y elija Send dunning….
- Revise la carta en Dunning preview. Utiliza su identidad de marca y la redacción de Setup → Email templates.
- Haga clic en Send now (Enviar ahora). El correo queda registrado en la actividad (Activity) del cliente.
Contabilización de un pago (gerentes y administradores)
- Haga clic derecho en el cliente y elija Post payment….
- Ingrese el Amount (importe).
- En Allocate against, deje oldest overdue first (primero las vencidas más antiguas) o seleccione las facturas.
- Haga clic en Post payment. Con la contabilización real activada, se crea un pago recibido en SAP.
Pronóstico de flujo de caja
Cash Flow proyecta cuándo se pagarán sus cuentas por cobrar abiertas, según el comportamiento de pago promedio de cada cliente. Los mosaicos muestran los próximos 7, 30, 60 y 90 días. Alterne entre Weekly (13 weeks), Monthly (12 months) y By Customer.
Gestión del crédito
Credit califica a cada cliente y sugiere si aumentar, reducir o mantener su límite de crédito. Muestra el límite actual de cada cliente, el límite sugerido, la utilización, el porcentaje de puntualidad y el grado de confianza de la sugerencia.
- Haga clic en una fila para ver Why this recommendation (por qué esta recomendación) y las signals used (señales utilizadas).
- Haga clic en Apply (Aplicar) para aceptar una sugerencia.
Calendario
Programe llamadas, correos y reuniones con clientes.
- Haga clic en un espacio vacío y seleccione Customer (cliente), Kind (tipo) y Duration (duración; de 15 minutos a 2 horas). Agregue una nota si lo desea y luego haga clic en Schedule (Programar).
- Arrastre una entrada para reprogramarla.
Mensajes
El panel Messages (Mensajes) contiene conversaciones con clientes (Customers), con colegas (Employees) y en Channels (canales) del equipo.
- Use My mentions para ver dónde lo mencionaron con @.
- New channel crea un canal de equipo o de proyecto. Puede ser privado.
- Las videollamadas se inician desde una conversación.
El portal de clientes
Sus clientes pueden iniciar sesión en un portal de autoservicio en
/portal mediante un enlace enviado a su dirección de
correo. También puede copiar un enlace para ellos desde Contacts
→ Portal access.
En el portal, un cliente puede:
- ver su Total due (total adeudado) y sus Open items (partidas abiertas),
- Pay now (pagar ahora), pagar las facturas que seleccione o programar un pago,
- hacer una Promise to pay (promesa de pago),
- disputar una partida,
- enviar mensajes a su equipo, y
- hacer preguntas sobre su cuenta al Account assistant (asistente de cuenta).
Todo lo que hace aparece en la actividad del cliente en CollectFlow.
Setup específico de CollectFlow
Las pestañas siguientes son exclusivas de CollectFlow. Las pestañas estándar se describen en la Guía de configuración y administración.
Assign (administradores y gerentes)
Asigne cada cliente a un cobrador. Filtre por nombre, código o cobrador actual y luego elija un cobrador de la lista. — unassigned — elimina la asignación. También puede reasignar desde la lista de trabajo con el clic derecho Assign.
Integrations (administradores; según el plan)
- IMAP inbound: lea las respuestas de los clientes desde un buzón. Ingrese el host, el puerto, el nombre de usuario, la contraseña y la carpeta, y luego haga clic en Test.
- Gmail: Connect Gmail con su ID de cliente y secreto de Google.
- Sincronización con Google Calendar.
- Payment providers (proveedores de pago): PayPal, Braintree, Square, Authorize.Net o Stripe, en modo Sandbox o Live. Use Set as default provider para elegir cuál utiliza el portal.
Sales-rep access (en Setup → Users)
- Haga clic en Sync from SAP para listar sus empleados de ventas de SAP.
- Elija un Default level (nivel predeterminado).
- Para cada representante, haga clic en Grant + create user. El representante inicia sesión y ve solo sus propias facturas.
Consejos
- Comience cada día ordenando por Past due (highest) y filtrando por sus prioridades Urgent y High.
- Registre cada contacto. Los indicadores Contact coverage y Promises kept del panel principal solo son tan buenos como la actividad que los respalda.
- Use Promise to pay en lugar de una nota cuando un cliente se comprometa con una fecha. Así, CollectFlow controla si se cumplió.