Acerca de esta guía

Esta guía está dirigida al administrador que configura un producto Flow para su empresa. Abarca lo que todos los productos Flow tienen en común:

• obtener su cuenta y registrar su empresa,
• iniciar sesión y administrar contraseñas,
• el área estándar de Setup (Configuración), y
• una lista de verificación inicial para cada producto.

El uso diario de cada producto se describe en su propia Guía del usuario.

Todos los productos Flow se conectan a SAP Business One mediante el Service Layer de SAP y comparten la misma estructura de Setup. Una vez que haya configurado un producto Flow, los demás le resultarán familiares.

1. Antes de comenzar

Tenga a mano lo siguiente:

1. Sus datos de bienvenida de CSC-WORK. Son un Install ID, una API key y un enlace de registro. CSC-WORK los envía cuando se crea su suscripción.
2. Acceso al Service Layer de SAP Business One:
   • la URL del Service Layer, por ejemplo https://sap.yourcompany.com:50000/b1s/v1,
   • el nombre de la base de datos de la empresa, por ejemplo SBODEMOUS,
   • un usuario y una contraseña de SAP que utilizará el producto Flow.
   Utilice un usuario de SAP dedicado (por ejemplo FLOW_SVC) para que las contabilizaciones sean fáciles de rastrear en SAP.
3. Acceso de red. El producto Flow debe poder comunicarse con el Service Layer mediante HTTPS. Si SAP está detrás de su firewall, consulte a CSC-WORK sobre las opciones de conexión segura.
4. Una cuenta de correo para el correo saliente (opcional, pero recomendada). Requiere un host SMTP, un puerto, un nombre de usuario y una contraseña, para que los correos a los clientes se envíen desde su propia dirección.
5. El logotipo de su empresa. PNG, JPEG, GIF, WebP o SVG, de hasta 512 KB.

Consejo: Puede realizar todos los pasos de esta guía antes de conectar SAP. Mientras una empresa no esté conectada, cada producto muestra datos de demostración (claramente identificados) para que pueda probarlo con seguridad.

2. Registro de su empresa

CSC-WORK crea su suscripción en su Command Center. A continuación, usted recibe un enlace de registro similar a este:

https://<product>.csc-work.com/register?install_id=<your install id>

Para registrarse:

1. Abra el enlace de registro. El campo Install ID ya aparece completado.
2. Pegue la API key de sus datos de bienvenida.
3. Ingrese el Company name (nombre de la empresa). Se convierte en la dirección web de su empresa (por ejemplo, Acme Supply → acme-supply).
4. Ingrese el Admin full name (nombre completo del administrador) y el Admin email (correo del administrador) del primer administrador. Normalmente es usted. StockFlow también solicita un Admin username (nombre de usuario del administrador), porque los usuarios de terminales portátiles inician sesión con un nombre de usuario.
5. Haga clic en Create my company (Crear mi empresa).
6. La página Registered muestra el correo del administrador y una contraseña temporal. Se muestra una sola vez, así que cópiela ahora.
7. Haga clic en Sign in to your company.

Una empresa nueva comienza con una licencia de demostración. Puede explorar y configurar todo; la contabilización real en SAP permanece desactivada hasta que su plan de pago esté activo. Consulte Billing.

3. Inicio de sesión

• Vaya a la dirección de su empresa e ingrese su Email (correo electrónico) y su Password (contraseña). Las terminales portátiles de StockFlow utilizan un Username (nombre de usuario) en su lugar.
• La primera vez que inicie sesión con una contraseña temporal, se le pedirá Set your password (establecer su contraseña). Ingrese la contraseña temporal y luego, dos veces, una nueva contraseña de al menos 8 caracteres.
• Inicio de sesión único. CollectFlow e InboxFlow pueden iniciar su sesión con Microsoft Entra, Google o Keycloak si su empresa lo ha solicitado. Si solo hay un proveedor de inicio de sesión configurado, se le dirige directamente a él. Agregue ?local a la dirección de inicio de sesión para usar una contraseña en su lugar.
• Las sesiones duran hasta 8 horas. Cada persona con sesión iniciada utiliza un puesto (seat). Los puestos cuentan las personas conectadas al mismo tiempo, no los usuarios nominales.
• ¿Olvidó su contraseña?
  • Un administrador puede emitir una nueva contraseña temporal en Setup → Users.
  • Si el administrador no puede acceder, abra un ticket en support.csc-work.com. CSC-WORK puede enviar un correo de restablecimiento.
• Acceso de soporte. Si el soporte de CSC-WORK inicia sesión en su nombre para ayudarle, un aviso en la parte superior de cada página lo indica.

4. El área de Setup

Haga clic en Setup (Configuración) en la barra superior. Setup es una fila de pestañas. Cada pestaña muestra una descripción de una línea, y usted solo ve las pestañas que su rol tiene permitido usar. Las pestañas siguientes son las mismas en todos los productos Flow. Las pestañas específicas de cada producto se indican en la sección 5.

Connections

Conexión con el Service Layer de SAP B1. Solo administradores.

Haga clic en Add connection (Agregar conexión) y complete:

Haga clic en Save connection (Guardar conexión) y luego en Test (Probar). La prueba inicia sesión en el Service Layer e informa el resultado correcto o el error exacto de SAP.

• Cantidad de empresas. La cantidad de empresas de SAP que puede conectar depende del número de B1 companies de su plan. La barra superior muestra “N / M slots used”. Para agregar más, vaya a Billing.
• Solo CollectFlow: configure Keep history from para elegir qué tan atrás se obtienen las facturas (valor predeterminado: los últimos 24 meses). Cuando reactive una conexión que todavía tiene datos, se le preguntará si desea Append (agregar) a ese historial o Start fresh (empezar de cero).
• Solo RouteFlow: configure la GL expense account (cuenta de gastos del libro mayor) y la GL accrual account (cuenta de provisiones del libro mayor) utilizadas para los asientos de kilometraje.
• Solo FieldFlow: después de Test, haga clic en Verify UDFs. Esto comprueba que exista el campo definido por el usuario U_FF_JobRef. FieldFlow no contabilizará hasta que exista, porque ese campo es lo que evita las contabilizaciones duplicadas.

Sync

Incorporación de datos maestros desde SAP. Solo administradores.

Lo que se sincroniza depende del producto:

Users

Quién puede iniciar sesión. Solo administradores (también supervisores en StockFlow).

1. Haga clic en Add user (Agregar usuario; en algunos productos se llama Create user).
2. Ingrese Full name (nombre completo), Email (correo electrónico) y Role (rol).
3. Deje Password en blanco para que se genere una contraseña temporal. Se muestra una sola vez, así que cópiela y entréguela a la persona. Esta deberá cambiarla la primera vez que inicie sesión.
4. Para impedir que alguien inicie sesión, desmarque Active o haga clic en Deactivate. Su historial se conserva.

Algunos productos tienen campos adicionales:

Branding

Su logotipo y el nombre de su empresa en correos y documentos. Solo administradores.

Haga clic en Upload logo (Cargar logotipo; PNG, JPEG, GIF, WebP o SVG, máximo 512 KB). Use Replace logo o Remove para cambiarlo más adelante.

En CollectFlow, InboxFlow y RouteFlow puede definir un nombre y un logotipo por empresa de SAP. RouteFlow también define, por empresa, el nombre del remitente, la dirección del remitente y la dirección de respuesta. Así, los clientes ven la empresa correcta en cada comunicación.

Email SMTP

El servidor de correo por el que salen sus correos. Solo administradores.

Haga clic en Save (Guardar) y luego use Send test email para enviarse un mensaje de prueba. Si deja SMTP vacío, el correo sale a través del servidor predeterminado de CSC-WORK.

• Solo RouteFlow: un interruptor Demo mode envía todos los correos a clientes a una lista de destinatarios de prueba en lugar de a los clientes reales. Úselo mientras realiza pruebas.
• Solo CollectFlow: cada empresa de SAP puede tener su propio SMTP (Set up company SMTP).

Email templates

La redacción de cada correo. Administradores, además de gerentes, despachadores, supervisores o revisores, según el producto.

Cada tipo de correo tiene una redacción Default (predeterminada) integrada que usted puede modificar:

1. Haga clic en una plantilla para abrirla.
2. Edite el Subject (asunto) y el Body (HTML) (cuerpo). Haga clic en un token (por ejemplo {customer_name} o {invoice_number}) para insertarlo.
3. Haga clic en Preview with sample data para ver el resultado, o en Send test para enviárselo por correo.
4. Haga clic en Save. Revert to default restaura la redacción integrada.

Billing

Licencia, plan, puestos y pago. Solo administradores.

• Panel de licencia: muestra su plan (nivel), puestos, empresas de SAP y fecha de vencimiento. Use Refresh para obtener la licencia más reciente, o Renew now (Renovar ahora).
• Perfil de facturación: razón social, correo de facturación, dirección e identificación fiscal. Estos datos aparecen en sus facturas.
• Subscribe (Suscribirse): elija un Service level (Starter / Mid-Market / Enterprise), la cantidad de Seats (puestos) y de B1 companies, facturación mensual o anual, e ingrese una tarjeta.
• Change service level o add seats en cualquier momento. Los cambios se prorratean.
• Licencia sin conexión: si su servidor no puede acceder a internet, pegue el archivo de licencia que le envía CSC-WORK y haga clic en Verify & apply (StockFlow: Install licence).

FieldFlow muestra la licencia en modo de solo lectura; los puestos y las renovaciones se gestionan a través de Support. Las suscripciones de InboxFlow se gestionan a través de Support mientras se introduce la tarificación por flujo.

Support

Tickets, respuestas y videollamadas con CSC-WORK. Todos los roles.

1. Haga clic en New ticket (Nuevo ticket), o complete Open a support ticket.
2. Describa lo que ocurrió, elija una Priority (prioridad: Low, Medium, High o Urgent) y adjunte capturas de pantalla si las tiene.
3. Haga clic en File ticket.
4. Las respuestas aparecen en el hilo del ticket. Responda allí o haga clic en Join call para una videollamada con pantalla compartida.
5. Use Close ticket cuando el problema esté resuelto. Responder a un ticket cerrado lo vuelve a abrir.

Los administradores ven todos los tickets de la empresa; los demás usuarios ven los suyos. También puede comunicarse con soporte en support.csc-work.com.

5. Pestañas de Setup específicas de cada producto

Cada producto agrega algunas pestañas propias junto a las estándar.

La Guía del usuario de cada producto explica estas pestañas.

6. Listas de verificación inicial

Recorra la lista de su producto, de arriba hacia abajo.

CollectFlow

1. Connections → agregar, Test.
2. Sync → activar la sincronización automática, elegir la base de antigüedad.
3. Users → agregar gerentes y cobradores; configurar el acceso de representantes de ventas.
4. Assign → asignar un cobrador a cada cliente.
5. Branding, Email SMTP, Email templates.
6. Billing → suscribirse.

RouteFlow

1. Connections → agregar, Test, configurar las cuentas del libro mayor.
2. Sync → importar depósitos, conductores y camiones.
3. SAP Setup → política de contabilización, reglas de efectivo, flujo de carga, materiales peligrosos.
4. Users → despachadores, cargadores (PIN o credencial); registrar las terminales portátiles del andén.
5. Fleet → vincular el teléfono de cada conductor.
6. Branding, Email SMTP (comenzar en modo de demostración), Email templates.
7. Billing.

StockFlow

1. Connections → agregar, Test.
2. Site → por almacén, cómo llega el trabajo y cuándo se contabilizan los escaneos.
3. Users → operadores (nombre de usuario, zonas, credencial) y supervisores.
4. En cada terminal portátil: iniciar sesión una vez y luego My setup.
5. Branding, Email SMTP, Email templates.
6. Billing → registrar la instalación y suscribirse.

FieldFlow

1. Connections → agregar, Test, Verify UDFs.
2. Sync → Refresh from B1.
3. Vans → agregar camionetas y stock mínimo.
4. Technicians → agregar técnicos y luego Who drives what.
5. Job templates, Invoicing.
6. Users, Branding, Email SMTP, Email templates, Integrations (pagos).

RentalFlow

1. Billing → elegir un plan.
2. Connections → agregar, Test.
3. Sync → importar almacenes como ubicaciones.
4. Users, Branding, Email SMTP, Email templates.

InboxFlow

1. Connections → agregar, Test.
2. Sync → programar la sincronización de socios de negocios.
3. Mailboxes → agregar el buzón que se leerá.
4. Users → revisores y lectores.
5. Branding, Email SMTP, Email templates.

7. Solución de problemas