Was RouteFlow leistet

RouteFlow übernimmt Ihre offenen Kundenaufträge und Retourenanforderungen aus SAP Business One und macht daraus Lieferrouten. Anschließend begleitet RouteFlow jede Route von der Rampe bis zur Unterschrift des Kunden:

1. Planen: Optimiert Routen auf drei Arten (kürzeste Strecke, wenigste Lkw, ausgewogen), sodass Sie sie vergleichen können.
2. Festschreiben: Legt die SAP-Lieferungen an, eröffnet je Route eine Fahrt für die Kilometererfassung und sendet den Kunden ihre Lieferavisierung (ASN).
3. Verladen: Die Mitarbeiter an der Rampe beladen jeden Lkw beginnend mit dem letzten Stopp und scannen dabei die Paletten mit einem Handheld oder arbeiten nach einer gedruckten Ladeliste.
4. Liefern: Die Fahrer verwenden die offlinefähige Fahrer-App für Navigation, Unterschriften, Fotos, Scans und Zahlungen.
5. Nachbereiten: Kunden erhalten eine Sendungsverfolgungsseite mit dem Frachtbrief und ein PDF mit dem Liefernachweis. Zahlungen werden in SAP als Zahlungseingänge gebucht. Retouren durchlaufen einen Genehmigungsprozess und werden als SAP-Retourenanforderungen und -Retouren gebucht.

Ein RouteFlow-Plan kann mehrere SAP-Unternehmen umfassen. Jeder Stopp behält die Belege, das Branding und die Einstellungen seines eigenen Unternehmens.

Die Einrichtung (Verbindungen, Synchronisierung, Benutzer, E-Mail, Abrechnung) ist im Handbuch für Einrichtung und Administration beschrieben. Dieses Handbuch behandelt die tägliche Arbeit und die Setup-Registerkarten, die es nur in RouteFlow gibt.

Rollen

Fahrer sind keine Benutzer. Sie melden sich auf einem gekoppelten Smartphone, über einen Routenlink, den die Disposition ihnen sendet, oder mit ihrer Telefonnummer an (eingeschränkter Zugriff; keine Kilometerstände).

Anmeldung

Mitarbeiter melden sich mit ihrer E-Mail-Adresse und ihrem Passwort an. Jede Seite hat eine Hilfeleiste How this page works.

Dashboard

Das Dashboard zeigt, wie der heutige Tag verläuft:

• Today: ausgefahrene Routen, erledigte Stopps, Pünktlichkeit, Ausnahmen, Retouren, Bargeld und ausgefallene Lkw.
• Übersichtskarten: Equipment, Drivers, Orders, Returns, Cash collected, SAP posting health, Loading / dock und Compliance alerts.
• Orders not on a route: alles, was noch auf die Planung wartet.
• Kennzahlen für Zeiträume: letzte 7 Tage, dieser Monat, gestern oder ein benutzerdefinierter Zeitraum.

Dispatch: Routen planen

1. Öffnen Sie Dispatch (Disposition).
2. Wählen Sie das Dispatch date und die Phase: Preplan für einen ersten Überblick, Final für den Plan, den Sie tatsächlich fahren.
3. Klicken Sie auf Run Dispatch. RouteFlow erstellt drei Szenarien. Für jedes werden Lkw, Gesamt-km, Auslastung in % und geschätzte Kosten angezeigt, mit den Routen auf der Route map.
4. Vergleichen Sie die Szenarien und passen Sie sie bei Bedarf an. Sie können:
   • Fahrer zuordnen,
   • Gefahrgutwarnungen prüfen,
   • Unassigned orders prüfen (Aufträge, die nicht eingeplant werden konnten).
5. Klicken Sie auf Commit. RouteFlow führt dann Folgendes aus:
   • legt die SAP-Lieferungen mit Route, Lkw und Stopp gekennzeichnet an,
   • eröffnet Fahrten für die Kilometererfassung,
   • legt Verladesitzungen an,
   • sendet jedem Kunden per E-Mail die Benachrichtigung Delivery scheduled.
6. Print manifest erstellt das Routenmanifest.

Verhindert eine Warnung das Festschreiben, können Sie Commit anyway wählen. Un-commit ist möglich, solange noch nichts gebucht oder geliefert wurde.

Übertrag: Nicht belieferte Stopps, Unterladungen und nicht abgeholte Retouren werden automatisch in den nächsten Plan übernommen. Sie sind mit carried from gekennzeichnet.

Fuhrpark und Stammdaten

Fleet enthält Ihre Trucks (Lkw), Depots und Drivers (Fahrer) einschließlich ihrer Compliance-Angaben (Führerscheine, Prüfungen). Die meisten Daten werden unter Setup → Sync aus SAP importiert. Angaben, die Sie in RouteFlow ergänzen, werden durch einen Import nie überschrieben.

Das Smartphone eines Fahrers koppeln:

1. Öffnen Sie den Fahrer und klicken Sie auf Pair a phone. Ein QR-Code erscheint. Er funktioniert einmalig für 15 Minuten.
2. Der Fahrer scannt ihn mit seinem Smartphone und tippt auf Pair this phone.
3. Ab dann tippt der Fahrer auf Sign in with this phone (Face ID, Fingerabdruck oder Bildschirmsperre).

Verladung

Für jede festgeschriebene Route gibt es eine Verladesitzung in der Reihenfolge letzter Stopp zuerst, sodass die erste Lieferung der Tür am nächsten ist.

• Sheet druckt eine Ladeliste für Teams ohne Handhelds.
• Ist die scangeprüfte Verladung eingeschaltet, verwenden Loader das Handheld:
  1. Auf den eigenen Namen tippen und die PIN eingeben oder den Ausweis scannen.
  2. Den Lkw auswählen.
  3. Die Paletten scannen, dann das Kennzeichen.
  4. Den Lkw abschließen.
• Ein Lkw kann mit einem Grund als unvollständig (short) abgeschlossen werden. Das Banner für Fehlmengen listet dann die zurückgebliebenen Paletten auf, und diese werden in den nächsten Plan übertragen.

Board

Das Board ist ein Wandbildschirm für die Rampe. Es zeigt Trucks loading, Ready to roll, On the road, Back at depot, Stops done, Pallets loaded und Left behind. Legen Sie den Zeithorizont und die automatische Aktualisierung fest und schalten Sie dann in den Vollbildmodus.

Ein Bildschirm ohne Mitarbeiteranmeldung kann den screen link aus Setup → SAP Setup → Warehouse board verwenden.

Die Fahrer-App

Fahrer öffnen RouteFlow auf ihrem Smartphone (driver.csc-work.com). Die App funktioniert offline: Alles wird auf dem Smartphone gespeichert und gesendet, sobald Empfang besteht.

1. Tagesbeginn: Bestätigen Sie den Anfangskilometerstand anhand der Anzeige im Armaturenbrett. Mit dem Öffnen der Route wird der Lkw als abgefahren markiert.
2. An jedem Stopp:
   • Tippen Sie auf Navigate, um Google Maps, Sygic, CoPilot oder Apple Maps zu öffnen.
   • Falls der Stopp es erfordert, scannen Sie die Paletten oder Artikel.
   • Erfassen Sie die Unterschrift des Kunden.
   • Nehmen Sie mit Take photo Fotos auf (bis zu 6).
   • Nehmen Sie eine fällige Zahlung entgegen: bar, per Scheck oder per Karte.
   • Tippen Sie auf Confirm delivery (bzw. Confirm pickup bei einer Retoure).
3. Probleme: Tippen Sie auf Log exception oder auf Deliver short… mit einem Grund für jede fehlende Palette oder Position. Alle Fehlmengen werden zu einem späteren Termin nachgeliefert.
4. Tagesende: Geben Sie im Depot den Ending odometer (Endkilometerstand) ein und tippen Sie dann auf Complete route.

Der Bereich Sync zeigt, was noch auf den Versand wartet. Tippen Sie auf Push now, um es zu senden. Melden Sie sich nicht ab und löschen Sie den Browser nicht, solange Einträge warten; bis sie gesendet sind, existieren sie nur auf dem Smartphone.

Was der Kunde sieht

• Delivery scheduled (ASN): Wird beim Festschreiben gesendet, mit einem Link zur Sendungsverfolgungsseite.
• Sendungsverfolgungsseite: Eine Karte, die zeigt, wie viele Stopps der Lkw noch entfernt ist, und der Frachtbrief (bill of lading): Versender, Empfänger, Frachtführer, Fahrer, Auftrag, Lieferschein, Ladeeinheiten, Gewicht und Volumen.
• Delivered: Eine E-Mail mit dem PDF des Liefernachweises und den Fotos im Anhang. Das PDF kann auch von der Sendungsverfolgungsseite heruntergeladen werden.
• Retouren: Der Kunde kann auf der Sendungsverfolgungsseite eine Retoure starten (Return items).

Kilometer, Wartung und Kosten

• Mileage (/mileage) ist die Kilometerstandskette je Lkw. Fahrten werden beim Festschreiben automatisch eröffnet; Sie können auch auf Start trip klicken. Abgeschlossene Fahrten lassen sich zur Korrektur wieder öffnen.
• Maintenance zeigt Lkw mit dem Status Available (verfügbar), In service (in Wartung) und mit fälliger vorbeugender Wartung. Hier können Sie:
  • den Kilometerstand erfassen (Record odometer),
  • eine vorbeugende Wartung planen (Schedule PM),
  • eine Panne melden (Report breakdown),
  • eine Wartung abschließen (Close service).
• Costs zeigt Betriebskosten, Wartungskosten und Kosten je Lieferung, aufgeschlüsselt nach Lkw und Kostenstelle. Die Registerkarte Plan vs executed vergleicht die geplanten Routen mit dem tatsächlichen Ablauf.

Handhelds: Bargeld der Fahrer abrechnen

Handhelds listet auf, was die Fahrer kassiert haben, gefiltert nach Datum, Fahrer und Status, mit Summen für Cash (bar), Check (Scheck) und Card (Karte).

1. Filtern Sie auf den Tag oder die Route.
2. Klicken Sie auf Preview, um die Belege zu prüfen.
3. Klicken Sie auf Push to SAP. Damit werden in SAP Zahlungseingänge angelegt. Ein Beleg kann auch storniert werden.
4. Pull open invoices aktualisiert die Rechnungen, auf die Fahrer Zahlungen entgegennehmen können. Export CSV lädt die Liste herunter.

Retouren (RMA)

1. Klicken Sie auf New return und suchen Sie die Lieferung, mit der die Ware gekommen ist.
2. Wählen Sie die Artikel aus und dann Make request oder Make request and email the customer, damit der Kunde die Artikel bestätigen kann.
3. Der Kunde bestätigt über den Link in der E-Mail. Sie können auch Customer confirmed by phone (telefonisch bestätigt) ankreuzen.
4. Ein Returns approver (nicht die Person, die die Anforderung erstellt hat) klickt auf Approve — create the Return Request oder auf Reject. Nach der Genehmigung:
   • wird die SAP-Retourenanforderung angelegt,
   • erhält der Kunde per E-Mail die RMA-Nummer und das Abholdatum.
5. Die Abholung wird zum Fälligkeitsdatum als Retourenstopp eingeplant. Wenn der Fahrer die Abholung bestätigt, wird die SAP-Retoure gebucht (sofern Ihre Buchungsrichtlinie dies vorsieht).

Status: Open, Waiting for approval, Waiting for customer, Changes asked, Approved, Rejected.

RouteFlow-spezifisches Setup

SAP Setup (Admins)

Bei mehr als einem SAP-Unternehmen wählen Sie zuerst das Unternehmen. Jedes Unternehmen hat eigene Einstellungen.

Payment providers (Admins)

Verbinden Sie Stripe oder PayPal für Kartenzahlungen, die Fahrer entgegennehmen. Wählen Sie den Modus Test oder Live, die Währung und den Standardanbieter.

System (Admins)

• License & Tier: Refresh license, die Funktionsstufen und der Zustand der Dienste.
• On-time tolerance (± Minuten), wird im Dashboard verwendet.
• Driver sign-in: ob Fahrer sich per Telefonnummer anmelden dürfen.
• Driver navigation: die Standard-App sowie imperiale oder metrische Einheiten.

Email templates

RouteFlow versendet folgende E-Mails. Jede davon kann bearbeitet werden:

• Delivery scheduled (ASN) (Lieferung geplant)
• Out for delivery (in Zustellung)
• Delivered (proof of delivery) (zugestellt, mit Liefernachweis)
• Delivery exception (Lieferausnahme)
• Collection scheduled (Abholung geplant)
• Payment received (Zahlung erhalten)
• Return request — please confirm the items (Retourenanforderung – bitte Artikel bestätigen)
• Return request received (Retourenanforderung erhalten)
• Return approved — RMA and pickup date (Retoure genehmigt – RMA und Abholdatum)
• Return request rejected (Retourenanforderung abgelehnt)

Auf derselben Registerkarte können Sie:

• festlegen, welche E-Mails automatisch gesendet werden,
• festlegen, ob der POD (Liefernachweis) angehängt wird,
• festlegen, ab wie vielen Stopps Entfernung der Lkw auf der Sendungsverfolgungsseite erscheint,
• Kunden, die nicht benachrichtigt werden sollen, auflisten.