Was InboxFlow leistet

Lieferanten und Kunden senden Ihnen täglich Belege per E-Mail: Angebote, Rechnungen, Bestellungen, Zahlungsavise und Retouren. InboxFlow liest diese E-Mails und ordnet den Absender dem richtigen Geschäftspartner und Ansprechpartner in SAP Business One zu. Anschließend legt InboxFlow über den Service Layer den passenden SAP-Beleg an.

Frühe Version (Oktober 2026): Diese Version umfasst:

• Konten und Anmeldung,
• die SAP-Verbindung,
• die Synchronisierung von Geschäftspartnern und Ansprechpartnern,
• Postfacheinstellungen,
• Benutzer, Branding, E-Mail und Support.

Das Lesen von E-Mails, die Belegprüfung und das Buchen in SAP folgen in den nächsten Versionen. Sie sind unter Demnächst verfügbar beschrieben, damit Sie vorausplanen können.

Rollen

Anmeldung

Melden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort oder über das Single Sign-on Ihres Unternehmens mit Microsoft, Google oder Keycloak an. Bei der ersten Anmeldung legen Sie ein eigenes Passwort fest.

Das Dashboard

Schlägt die Partnersynchronisierung fehl, erläutert ein rotes Banner Sync is failing die Ursache.

InboxFlow einrichten

Folgen Sie für die Standardregisterkarten dem Handbuch für Einrichtung und Administration. InboxFlow verbindet standardmäßig ein SAP-Unternehmen pro Lizenz.

1. Connections: Fügen Sie Ihr SAP-Unternehmen hinzu und klicken Sie auf Test. Führen Sie anschließend unter Business partner sync den Befehl Sync now aus.
2. Sync: Schalten Sie Auto-sync ein, legen Sie Interval (minutes) fest und klicken Sie auf Save schedule. Der Status zeigt Autosync healthy, stale oder error.
3. Mailboxes: Fügen Sie das Postfach hinzu, das InboxFlow lesen soll (siehe unten).
4. Users: Fügen Sie Reviewer und Viewer hinzu.
5. Branding, Email SMTP und Email templates. Die E-Mail contact approval (Freigabe eines Ansprechpartners) ist derzeit die einzige, die InboxFlow versendet.
6. Billing: Abonnements werden über Support vereinbart, solange die Preisgestaltung pro Flow eingeführt wird.

Mailboxes

• IMAP-Postfach: Geben Sie Label, Host, Port, Username, Password und Folder ein und aktivieren Sie Use SSL. Klicken Sie auf Test und dann auf Save.
• Google Workspace: Verbinden Sie ein Gmail-Postfach mit Lesezugriff über Ihre Google-Client-ID und das zugehörige Secret. Die Google-Anmeldung für Postfächer wird in der nächsten Version fertiggestellt.

Verwenden Sie eine eigene Adresse wie ap@yourcompany.com oder orders@yourcompany.com. Bitten Sie Lieferanten und Kunden, Belege an diese Adresse zu senden.

Demnächst verfügbar

Die folgenden Abschnitte beschreiben, wie InboxFlow arbeiten wird, sobald das Lesen von E-Mails und das Buchen freigegeben sind.

Wie ein Beleg verarbeitet wird

1. Eine E-Mail geht ein, und InboxFlow ordnet den Absender zu:
   • Bekannter Ansprechpartner: Der Beleg wird mit diesem Ansprechpartner und seinem Geschäftspartner verknüpft.
   • Neue Adresse in einer bekannten Domain: InboxFlow legt einen ausstehenden Ansprechpartner an und sendet Ihren Admins per E-Mail einen Freigabelink, der 7 Tage gültig ist. Durch die Annahme wird der Ansprechpartner in SAP angelegt.
   • Unbekannte Domain: Der Beleg wartet darauf, dass ein Reviewer ihn zuordnet.
2. Lesen: Der Anhang wird gelesen (Text-PDFs direkt, Scans per OCR).
3. Abgleich: InboxFlow sucht nach einer gespeicherten Zuordnung. Zuerst wird derselbe Ansprechpartner geprüft, dann derselbe Geschäftspartner, dieselbe Domain, die Bibliothek Ihres Unternehmens und schließlich die gemeinsamen Vorlagen.
4. KI-Unterstützung: Passt keine Zuordnung, schlägt ein Assistent Belegart und Felder vor. Externe KI wird nur verwendet, wenn Ihr Unternehmen dem zustimmt.
5. Prüfung: Ein Reviewer bestätigt oder korrigiert die Felder und speichert die Zuordnung, sodass der nächste Beleg dieses Absenders automatisch verarbeitet wird.
6. Buchung: Der SAP-Beleg wird angelegt. InboxFlow prüft zuvor in SAP, sodass ein Beleg niemals doppelt gebucht werden kann.

Flows

Jeder Flow entspricht einer Art von SAP-Beleg. Sie abonnieren jeden Flow einzeln.