Was FieldFlow leistet
FieldFlow steuert den Außendienst vom Auftrag bis zur Zahlung:
- Das Büro nimmt einen Auftrag an, der zu einem SAP-Kundenauftrag wird. Einsätze werden aus Einsatzvorlagen (Job templates) aufgebaut.
- Dispatcher planen Einsätze auf einer Wochentafel mit einer Spur je Techniker.
- Techniker bearbeiten jeden Einsatz auf ihrem Smartphone, online oder offline. Sie erfassen Zeiten, Teile, Checklistenergebnisse, Fotos, Notizen, Spesen und Zählerstände, holen eine Unterschrift ein und nehmen die Zahlung entgegen.
- Mit dem Abschluss eines Einsatzes wird in SAP die Ausgangsrechnung gebucht. Bei Festpreiseinsätzen wird zusätzlich ein Warenausgang gebucht. Das Rechnungspaket wird per E-Mail an den Kunden gesendet.
Jedes Servicefahrzeug ist ein echtes SAP-Lager, sodass die bei einem Einsatz verbrauchten Teile vom richtigen Bestand abgebucht werden. Jede Buchung ist gegen Duplikate geschützt.
Die Grundlagen der Einrichtung finden Sie im Handbuch für Einrichtung und Administration.
Rollen
| Rolle | Verwendet | Seat |
|---|---|---|
| Technician | Die Smartphone-App | Field-Seat |
| Dispatcher | Dispositionstafel und Office-Konsole | Office-Seat |
| Admin | Alles, einschließlich Setup | Office-Seat |
| Viewer | Nur Support | Office-Seat |
Anmeldung
Büromitarbeiter melden sich unter Ihrer FieldFlow-Adresse an; die obere Leiste zeigt dann Dispatch, Office und Setup. Techniker öffnen dieselbe Adresse auf ihrem Smartphone und installieren sie auf Aufforderung auf dem Startbildschirm.
Wenn Sie sich zum ersten Mal mit einem temporären Passwort anmelden, werden Sie aufgefordert, ein eigenes Passwort festzulegen.
Für Dispatcher: die Dispositionstafel
Die Tafel hat eine Spur je Techniker und eine Spalte je Tag. Jede Zelle zeigt das Fahrzeug des Technikers an diesem Tag (oder no van) und die bereits gebuchten Stunden. Wählen Sie das Datum unter Week beginning (Wochenbeginn) und lassen Sie 3, 7 oder 14 Tage anzeigen.
- Die Seitenleiste (am Rand) enthält Einsätze, die noch nicht geplant sind. Scheduled, nobody assigned enthält Einsätze mit Datum, aber ohne Techniker.
- So planen Sie einen Einsatz: Ziehen Sie ihn aus der
Seitenleiste auf einen Techniker und einen Tag. Tippen Sie auf einem
Tablet auf den Einsatz und dann auf den Tag.
- Harte Regeln verhindern das Ablegen. Ein Techniker ohne Fahrzeug an diesem Tag kann zum Beispiel keine Einsätze mit Teilen übernehmen.
- Warnungen lassen das Ablegen zu, weisen Sie aber darauf hin, zum Beispiel bei Überbuchung.
- Back to the rail nimmt einen Einsatz aus der Planung heraus.
- Wenn ein Tag fertig geplant ist, klicken Sie auf Dispatch day. Damit wird die Materialliste jedes Einsatzes festgeschrieben, und die Smartphones der Techniker übernehmen die Arbeit bei der nächsten Sync.
Für das Büro: die Office-Konsole
Vier Kacheln zeigen den Zustand des Geschäfts:
- first-time fix % (Erstlösungsquote),
- unbilled (nicht fakturiert),
- invoiced but unpaid (fakturiert, aber unbezahlt),
- open jobs (offene Einsätze).
Darunter befinden sich die Warteschlangen, die Bearbeitung erfordern. Jede Warteschlange hat eine Schaltfläche, mit der Sie sie abarbeiten:
| Warteschlange | Schaltfläche |
|---|---|
| Nicht fakturierte Einsätze | Post now |
| Fakturiert, aber unbezahlt | Take payment |
| Fehlgeschlagene Buchungen | Retry |
| Nicht versendete Rechnungspakete | Send |
| Synchronisierungsausnahmen | (nur Prüfung) |
Return trips zeigt die Einsätze, die einen zweiten Besuch erforderten, aufgeteilt in on us (von uns verursacht) und on the customer or the site (vom Kunden bzw. Standort verursacht).
Für Techniker: die Smartphone-App
Ihr Tag
- Tippen Sie auf Sync, solange Sie Empfang haben. Ihre Einsätze für den Tag werden heruntergeladen, zusammen mit allem, was Sie für die Offline-Bearbeitung benötigen.
- Der Tagesbildschirm listet jeden Einsatz mit Uhrzeit, Status, Kunde, Adresse und Anlass auf. Er warnt Sie vor Teilen, die sich nicht in Ihrem Fahrzeug befinden, und vor Einträgen, die noch auf den Versand warten.
Einen Einsatz bearbeiten
- Öffnen Sie den Einsatz. Rufen Sie den Kunden mit Call an oder tippen Sie auf Navigate. This address before zeigt frühere Besuche.
- Tippen Sie auf Start this job.
- Zeit: Tippen Sie im Verlauf auf Travel, On site oder Waiting und am Ende auf Stop.
- Teile: Wählen Sie aus dem Bestand Ihres Fahrzeugs oder wählen Sie Something else… und tippen Sie dann auf Add.
- Checkliste: Markieren Sie jeden Schritt mit Pass (bestanden) oder Fail (nicht bestanden).
- Fotos und Notizen: Add photo, Add note oder erfassen Sie eine Spesenposition mit Expense.
- Zähler: Erfassen Sie die Zählerstände für Geräte mit Zähler und tippen Sie auf Save.
- To bill zeigt, was dem Kunden berechnet wird.
Abschluss
- Tippen Sie auf Complete and get a signature. Der Kunde unterschreibt und tippt auf Done. Ist niemand vor Ort, tippen Sie auf Nobody is here to sign (sofern Ihr Unternehmen dies erlaubt).
- Take payment: Use the card on file (hinterlegte Karte verwenden), Tap a card now (Karte jetzt auflegen) oder Leave it unpaid (unbezahlt lassen).
- Die Ausgangsrechnung wird in SAP gebucht und das Rechnungspaket per E-Mail an den Kunden gesendet.
Wenn ein Einsatz nicht abgeschlossen werden kann
Tippen Sie auf Cannot complete today und erfassen Sie:
- Was den Abschluss verhindert hat: Warten auf ein Teil, kein Zugang zum Standort, eine zweite Person wird benötigt, Warten auf die Freigabe durch den Kunden oder abgebrochen (kein weiterer Besuch).
- Wer es zu verantworten hat: wir oder der Kunde, und was tatsächlich passiert ist.
- Was benötigt wird: die Teile und Mengen für den nächsten Besuch.
Tippen Sie dann auf Close this visit. Ein Folgeeinsatz wird automatisch angelegt und geht zurück an das Büro.
Alles, was vom Büro abgelehnt wurde, erscheint auf Ihrem Tagesbildschirm unter Refused by the office.
FieldFlow-spezifisches Setup (Admins)
| Registerkarte | Einstellungen |
|---|---|
| Vans | Legen Sie jedes Fahrzeug mit Code, Name und B1 warehouse an. Verwenden Sie Mark as truck in SAP. Legen Sie unter What it always carries fest, was es stets mitführt (Mindest- und Auffüllmenge je Artikel). Ergänzen Sie den Bedarf unter Forecast. |
| Technicians | Wählen Sie den SAP-Mitarbeiter unter Employee. Legen Sie seinen Login an (Make one from SAP) und hinterlegen Sie E-Mail, Cost rate (Kostensatz) und Bill rate (Verrechnungssatz). Unter Who drives what ordnen Sie einen Techniker ab einem Datum für eine Anzahl von Tagen einem Fahrzeug zu; Wochenenden werden übersprungen. |
| Equipment | Erfassen Sie Maschinen mit Zähler: Inventarnummer, Kunde, Standort, Seriennummer, Zählereinheit (Stunden, km, Meilen, m³, Zyklen), Service every und Last serviced at. Legen Sie fest, wie früh ein Wartungsbesuch ausgelöst wird und auf welcher Vorlage er basiert. |
| Job templates | Name, Einsatzart (Install, Task, Delivery, Service), erwartete
Minuten, eine Checkliste (ein Schritt pro Zeile) und Material (eine
Position pro Zeile, als ITEM-CODE × quantity). |
| Invoicing | Arbeitsartikel, Festpreisartikel, Spesenartikel, Standard-Verrechnungssatz, Spesenaufschlag in %, SAP-Preisliste und Rechnungsabsender. Legen Sie fest, ob jeder Besuch separat fakturiert wird und ob ein Abschluss ohne Unterschrift zulässig ist. |
| Integrations | Zahlungs-Gateway, Gateway-Schlüssel, Verrechnungskonto und Basis-URL für Zahlungslinks. Zeigt außerdem, welche anderen Flow-Produkte verbunden sind. |
| Email templates | Invoice with job sheet und Password reset. |
Bevor die Tafel Einsätze annimmt, benötigt jeder Techniker unter Technicians → Who drives what ein Fahrzeug für den betreffenden Tag.