Über dieses Handbuch

Dieses Handbuch richtet sich an den Administrator, der ein Flow-Produkt für sein Unternehmen einrichtet. Es behandelt alles, was alle Flow-Produkte gemeinsam haben:

• den Erhalt Ihres Kontos und die Registrierung Ihres Unternehmens,
• die Anmeldung und die Verwaltung von Passwörtern,
• den Standardbereich Setup (Einrichtung) und
• eine Checkliste für die Ersteinrichtung jedes Produkts.

Die tägliche Arbeit mit den einzelnen Produkten wird im jeweiligen Benutzerhandbuch beschrieben.

Jedes Flow-Produkt ist über den SAP Service Layer mit SAP Business One verbunden und verwendet denselben Aufbau des Setup-Bereichs. Sobald Sie ein Flow-Produkt eingerichtet haben, werden Ihnen die anderen vertraut vorkommen.

1. Bevor Sie beginnen

Halten Sie Folgendes bereit:

1. Ihre Zugangsdaten aus der Willkommensnachricht von CSC-WORK. Diese bestehen aus einer Install ID, einem API key und einem Registrierungslink. CSC-WORK sendet sie Ihnen, sobald Ihr Abonnement angelegt wurde.
2. Zugang zum SAP Business One Service Layer:
   • die Service-Layer-URL, zum Beispiel https://sap.yourcompany.com:50000/b1s/v1,
   • den Namen der Firmendatenbank, zum Beispiel SBODEMOUS,
   • einen SAP-Benutzer mit Passwort, den das Flow-Produkt verwenden wird.
   Verwenden Sie einen eigenen SAP-Benutzer (zum Beispiel FLOW_SVC), damit sich Buchungen in SAP leicht nachverfolgen lassen.
3. Netzwerkzugang. Das Flow-Produkt muss den Service Layer über HTTPS erreichen können. Befindet sich SAP hinter Ihrer Firewall, fragen Sie CSC-WORK nach den Optionen für eine sichere Verbindung.
4. Ein E-Mail-Konto für ausgehende Mails (optional, aber empfohlen). Hierfür benötigen Sie SMTP-Host, Port, Benutzername und Passwort, damit E-Mails an Kunden unter Ihrer eigenen Adresse versendet werden.
5. Ihr Firmenlogo. PNG, JPEG, GIF, WebP oder SVG, bis 512 KB.

Tipp: Sie können alle Schritte in diesem Handbuch ausführen, bevor Sie SAP anbinden. Solange kein Unternehmen verbunden ist, zeigt jedes Produkt Demodaten (deutlich gekennzeichnet) an, sodass Sie es gefahrlos ausprobieren können.

2. Registrierung Ihres Unternehmens

CSC-WORK legt Ihr Abonnement in seinem Command Center an. Anschließend erhalten Sie einen Registrierungslink in folgender Form:

https://<product>.csc-work.com/register?install_id=<your install id>

So registrieren Sie sich:

1. Öffnen Sie den Registrierungslink. Die Install ID ist bereits für Sie ausgefüllt.
2. Fügen Sie den API key aus Ihrer Willkommensnachricht ein.
3. Geben Sie Ihren Company name (Firmenname) ein. Daraus wird die Webadresse Ihres Unternehmens (zum Beispiel Acme Supply → acme-supply).
4. Geben Sie Admin full name und Admin email des ersten Administrators ein. In der Regel sind das Sie selbst. StockFlow fragt zusätzlich nach einem Admin username, da sich Handheld-Benutzer mit einem Benutzernamen anmelden.
5. Klicken Sie auf Create my company.
6. Die Seite Registered zeigt Ihre Admin-E-Mail-Adresse und ein temporäres Passwort an. Es wird nur einmal angezeigt; kopieren Sie es daher sofort.
7. Klicken Sie auf Sign in to your company.

Ein neues Unternehmen startet mit einer Demolizenz. Sie können alles erkunden und konfigurieren; das Live-Buchen in SAP ist jedoch deaktiviert, bis Ihr kostenpflichtiger Tarif aktiv ist. Siehe Billing.

3. Anmeldung

• Rufen Sie die Adresse Ihres Unternehmens auf und geben Sie Ihre Email und Ihr Password ein. StockFlow-Handhelds verwenden stattdessen einen Username.
• Wenn Sie sich zum ersten Mal mit einem temporären Passwort anmelden, werden Sie aufgefordert, unter Set your password ein eigenes Passwort festzulegen. Geben Sie das temporäre Passwort und anschließend zweimal ein neues Passwort mit mindestens 8 Zeichen ein.
• Single Sign-on. CollectFlow und InboxFlow können Sie über Microsoft Entra, Google oder Keycloak anmelden, sofern Ihr Unternehmen dies beantragt hat. Ist nur ein Anmeldeanbieter eingerichtet, werden Sie direkt dorthin weitergeleitet. Hängen Sie ?local an die Anmeldeadresse an, um sich stattdessen mit einem Passwort anzumelden.
• Sitzungen dauern bis zu 8 Stunden. Jede angemeldete Person belegt einen Seat (Lizenzplatz). Gezählt werden gleichzeitig angemeldete Personen, nicht namentlich angelegte Benutzer.
• Passwort vergessen?
  • Ein Administrator kann unter Setup → Users ein neues temporäres Passwort vergeben.
  • Ist der Administrator selbst ausgesperrt, eröffnen Sie ein Ticket unter support.csc-work.com. CSC-WORK kann Ihnen eine E-Mail zum Zurücksetzen senden.
• Supportzugriff. Meldet sich der CSC-WORK-Support in Ihrem Namen an, um Ihnen zu helfen, weist ein Banner oben auf jeder Seite darauf hin.

4. Der Setup-Bereich

Klicken Sie in der oberen Leiste auf Setup (Einrichtung). Der Setup-Bereich besteht aus einer Reihe von Registerkarten. Jede Registerkarte zeigt eine einzeilige Beschreibung, und Sie sehen nur die Registerkarten, die Ihre Rolle verwenden darf. Die folgenden Registerkarten sind in allen Flow-Produkten gleich. Produktspezifische Registerkarten sind in Abschnitt 5 aufgeführt.

Connections

Anbindung an den SAP B1 Service Layer. Nur für Administratoren.

Klicken Sie auf Add connection (Verbindung hinzufügen) und füllen Sie folgende Felder aus:

Klicken Sie auf Save connection und anschließend auf Test. Der Test meldet sich am Service Layer an und meldet entweder den Erfolg oder den genauen SAP-Fehler.

• Anzahl der Unternehmen. Wie viele SAP-Unternehmen Sie verbinden können, hängt von der Anzahl der B1 companies in Ihrem Tarif ab. Die Leiste oben zeigt „N / M slots used“ an. Um weitere hinzuzufügen, wechseln Sie zu Billing.
• Nur CollectFlow: Legen Sie mit Keep history from fest, wie weit zurück Rechnungen übernommen werden (Standard: die letzten 24 Monate). Wenn Sie eine Verbindung reaktivieren, zu der noch Daten vorhanden sind, werden Sie gefragt, ob Sie diese Historie ergänzen (Append) oder neu beginnen (Start fresh) möchten.
• Nur RouteFlow: Legen Sie das GL expense account (Aufwandskonto) und das GL accrual account (Abgrenzungskonto) für die Journalbuchungen der Kilometerabrechnung fest.
• Nur FieldFlow: Klicken Sie nach Test auf Verify UDFs. Damit wird geprüft, ob das benutzerdefinierte Feld U_FF_JobRef vorhanden ist. FieldFlow bucht erst, wenn es existiert, denn dieses Feld verhindert doppelte Buchungen.

Sync

Übernahme von Stammdaten aus SAP. Nur für Administratoren.

Welche Daten synchronisiert werden, hängt vom Produkt ab:

Users

Wer sich anmelden darf. Nur für Administratoren (in StockFlow auch für Supervisors).

1. Klicken Sie auf Add user (in manchen Produkten Create user).
2. Geben Sie Full name, Email und Role ein.
3. Lassen Sie Password leer, damit ein temporäres Passwort erzeugt wird. Es wird nur einmal angezeigt; kopieren Sie es also und geben Sie es an die betreffende Person weiter. Diese muss es bei der ersten Anmeldung ändern.
4. Um jemandem die Anmeldung zu entziehen, entfernen Sie das Häkchen bei Active oder klicken Sie auf Deactivate. Die Historie der Person bleibt erhalten.

Einige Produkte bieten zusätzliche Felder:

Branding

Ihr Logo und Firmenname auf E-Mails und Dokumenten. Nur für Administratoren.

Klicken Sie auf Upload logo (PNG, JPEG, GIF, WebP oder SVG, maximal 512 KB). Mit Replace logo oder Remove können Sie das Logo später ändern.

In CollectFlow, InboxFlow und RouteFlow können Sie Name und Logo je SAP-Unternehmen festlegen. RouteFlow legt zusätzlich je Unternehmen den Absendernamen, die Absenderadresse und die Antwortadresse fest. So sehen Kunden auf jedem Schreiben das richtige Unternehmen.

Email SMTP

Der Mailserver, über den Ihre E-Mails versendet werden. Nur für Administratoren.

Klicken Sie auf Save und senden Sie sich anschließend mit Send test email eine Testnachricht. Wenn Sie SMTP leer lassen, werden E-Mails über den Standardserver von CSC-WORK versendet.

• Nur RouteFlow: Der Schalter Demo mode leitet alle Kunden-E-Mails an eine Liste von Testempfängern statt an echte Kunden. Verwenden Sie ihn während der Testphase.
• Nur CollectFlow: Jedes SAP-Unternehmen kann einen eigenen SMTP-Server haben (Set up company SMTP).

Email templates

Der Wortlaut jeder E-Mail. Administratoren sowie – je nach Produkt – Manager, Dispatcher, Supervisors oder Reviewer.

Für jede E-Mail-Art gibt es einen vordefinierten Wortlaut (Default), den Sie ändern können:

1. Klicken Sie auf eine Vorlage, um sie zu öffnen.
2. Bearbeiten Sie Subject (Betreff) und Body (HTML) (Nachrichtentext). Klicken Sie auf einen Token (zum Beispiel {customer_name} oder {invoice_number}), um ihn einzufügen.
3. Klicken Sie auf Preview with sample data, um das Ergebnis zu sehen, oder auf Send test, um die E-Mail an sich selbst zu senden.
4. Klicken Sie auf Save. Revert to default stellt den vordefinierten Wortlaut wieder her.

Billing

Lizenz, Tarif, Seats und Zahlung. Nur für Administratoren.

• Lizenzbereich: Zeigt Ihren Tarif (Stufe), Seats, SAP-Unternehmen und das Ablaufdatum. Mit Refresh rufen Sie die aktuelle Lizenz ab, mit Renew now verlängern Sie sie.
• Rechnungsprofil: Firmierung, E-Mail-Adresse für Rechnungen, Anschrift und Steuernummer. Diese Angaben erscheinen auf Ihren Rechnungen.
• Abonnieren: Wählen Sie ein Service level (Starter / Mid-Market / Enterprise), die Anzahl der Seats und B1 companies, monatliche oder jährliche Abrechnung, und geben Sie eine Kreditkarte ein.
• Sie können jederzeit das Service level ändern oder Seats hinzufügen. Änderungen werden anteilig berechnet.
• Offline-Lizenz: Kann Ihr Server das Internet nicht erreichen, fügen Sie die Lizenzdatei ein, die Ihnen CSC-WORK sendet, und klicken Sie auf Verify & apply (StockFlow: Install licence).

FieldFlow zeigt die Lizenz nur lesend an; Seats und Verlängerungen werden über Support vereinbart. InboxFlow-Abonnements werden über Support vereinbart, solange die Preisgestaltung pro Flow eingeführt wird.

Support

Tickets, Antworten und Videoanrufe mit CSC-WORK. Für alle Rollen.

1. Klicken Sie auf New ticket (oder füllen Sie Open a support ticket aus).
2. Beschreiben Sie, was passiert ist, wählen Sie eine Priority (Low, Medium, High oder Urgent) und hängen Sie, falls vorhanden, Screenshots an.
3. Klicken Sie auf File ticket.
4. Antworten erscheinen im Ticketverlauf. Antworten Sie dort, oder klicken Sie auf Join call für einen Videoanruf mit Bildschirmfreigabe.
5. Klicken Sie auf Close ticket, wenn das Problem gelöst ist. Eine Antwort auf ein geschlossenes Ticket öffnet es erneut.

Administratoren sehen alle Tickets des Unternehmens, andere Benutzer nur ihre eigenen. Sie erreichen den Support auch unter support.csc-work.com.

5. Produktspezifische Setup-Registerkarten

Jedes Produkt ergänzt die Standardregisterkarten um einige eigene.

Das Benutzerhandbuch des jeweiligen Produkts erläutert diese Registerkarten.

6. Checklisten für die Ersteinrichtung

Arbeiten Sie die Liste für Ihr Produkt von oben nach unten ab.

CollectFlow

1. Connections → hinzufügen, Test.
2. Sync → automatische Synchronisierung einschalten, Basis für die Altersstruktur wählen.
3. Users → Manager und Collectors anlegen; Sales-rep access einrichten.
4. Assign → jedem Kunden einen Collector zuordnen.
5. Branding, Email SMTP, Email templates.
6. Billing → abonnieren.

RouteFlow

1. Connections → hinzufügen, Test, Sachkonten festlegen.
2. Sync → Depots, Fahrer und Lkw importieren.
3. SAP Setup → Buchungsrichtlinie, Bargeldregeln, Verladeablauf, Gefahrgut.
4. Users → Dispatcher, Loader (PIN oder Ausweis); Handhelds an der Rampe registrieren.
5. Fleet → das Smartphone jedes Fahrers koppeln.
6. Branding, Email SMTP (im Demo mode beginnen), Email templates.
7. Billing.

StockFlow

1. Connections → hinzufügen, Test.
2. Site → je Lager festlegen, wie Aufgaben eingehen und wann Scans gebucht werden.
3. Users → Operators (Benutzername, Zonen, Ausweis) und Supervisors.
4. Auf jedem Handheld: einmal anmelden, dann My setup.
5. Branding, Email SMTP, Email templates.
6. Billing → Installation registrieren und abonnieren.

FieldFlow

1. Connections → hinzufügen, Test, Verify UDFs.
2. Sync → Refresh from B1.
3. Vans → Fahrzeuge und Mindestbestand hinzufügen.
4. Technicians → Techniker hinzufügen, dann Who drives what.
5. Job templates, Invoicing.
6. Users, Branding, Email SMTP, Email templates, Integrations (Zahlungen).

RentalFlow

1. Billing → Tarif wählen.
2. Connections → hinzufügen, Test.
3. Sync → Lager als Standorte importieren.
4. Users, Branding, Email SMTP, Email templates.

InboxFlow

1. Connections → hinzufügen, Test.
2. Sync → Synchronisierung der Geschäftspartner planen.
3. Mailboxes → das zu lesende Postfach hinzufügen.
4. Users → Reviewer und Viewer.
5. Branding, Email SMTP, Email templates.

7. Fehlerbehebung